Gestion de la comptabilité de trésorerie de l'association

Accès au module Comptabilité de trésorerie

Cliquer sur Comptabilité de trésorerie pour visualiser l'ensemble des modules disponibles.

La Synthèse permet de visualiser la situation des finances de l'association entre deux dates données et de réaliser l'ensemble des exports et impressions utiles au suivi financier.

Recettes permet de consulter et d'ajouter les recettes de l'association, que ce soit des ventes, avances sur comptes ou subventions reçues par l'association.

Avec le module Dépenses, il est possible d'ajouter l'ensemble des achats, notes de frais et salaires de l'association.

Les Opérations diverses sont les transactions qui ne sont pas classées dans les trois principaux journaux comptables : achats, ventes et trésorerie.

Les transferts de compte à compte servent à transférer une recette ou une dépense d'un compte comptable à un autre.

Le module remises de chèques permet d'avoir un suivi précis des chèques déposés à la banque et de faire le rapprochement avec les entrées dans le compte bancaire plus facilement.

Les rapprochements bancaires permettent de réaliser le rapprochement bancaire de ses écritures comptables en banque avec les écritures présentes dans BadAsso.

Le module Prévisionnel va vous permettre d'établir un bilan prévisionnel sur les années N+1, N+2, etc. à partir du bilan de l'année passée ou en le reconstruisant manuellement.

Les Statistiques permettent une analyse poussée des recettes, ventes et dépenses poste par poste et par groupe.

Le module Paiements en ligne permet d'avoir une visibilité sur tous les paiements réalisés via le module Formulaire et le module boutique et d'effectuer les reversements vers le compte bancaire.

Enfin, les Réglages permettent d'initialiser et paramétrer correctement les soldes initiaux, articles, catégories et postes de l'association.

Synthèse

Totaux des recettes, dépenses, solde bancaire

La synthèse permet de visualiser l'ensemble des écritures comptables de l'association entre deux dates.

La notion de caisse et de banque sont importantes dans une association :

La caisse correspond à l'argent disponible en liquide dans l'association. Par exemple, un adhérent paie en liquide son adhésion et l'argent n'est pas mis à la banque, il est mis à la caisse.
La banque correspond à l'argent disponible dans le compte en banque de l'association, suite à un dépôt de chèques, de liquide ou à un virement sur le compte en banque.

Cela permet de suivre et de distinguer l'argent présent dans la caisse et dans le compte en banque sans tout mélanger.

Les informations de la synthèse sont ainsi mises à jour et l'on retrouve les totaux des recettes, dépenses et du solde bancaire :

Recettes à recevoir et dépenses à payer : totaux de tout ce qui doit être reçu ou à payer même si le paiement n'a pas encore été enregistré. Ce qui génère le solde prévisionnel.
Recettes encaissées et dépenses : ensemble des recettes et dépenses notées pointées, et qui ont été payées.
- Pour pointer une recette, ou une dépense, l'éditer et cocher la case Pointée.
Le solde bancaire fin de période correspond au solde obtenu dans le module rapprochement bancaire.

Import/export de données du bilan

Trois boutons d'action sont disponibles en haut du bilan pour importer ou exporter des données :

Import : permet d'importer un fichier CSV contenant des écritures à intégrer dans BadAsso.
- Le format du fichier est 4 colonnes contenant, dans l'ordre :
  - Date de l'opération
  - Libellé de l'opération
  - Débit : laisser vide si c'est un crédit
  - Crédit : laisser vide si c'est un débit
Impressions : permet d'imprimer l'ensemble des recettes et dépenses entre deux dates données
- Les documents générées sont au format CSV
- Il est possible d'imprimer :
  - Les recettes
  - Les ventes, ventes en cours et ventes réalisées
  - Les recettes liées aux ventes d'articles
  - Les recettes liées au formulaire
  - Les dépenses, dépenses à payer, dépenses payées
  - Les paiements reçus
  - Les opérations diverses
  - Les documents comptables : bilan de N et de N-1, compte de résultats, journal, grand livre et balance.
Export comptable : permet de générer au format texte ou CSV l'export comptable correspondant à toutes les écritures entre deux dates.
- Ce document peut être importé dans un logiciel comptable si nécessaire

Consulter les données de la synthèse

En dessous du résumé de la synthèse, quatre grilles sont disponibles pour retrouver l'ensemble des recettes, dépenses, avances sur compte et opérations diverses réalisées entre les deux dates saisies.

Des filtres sont disponibles pour trier les grilles en fonction des comptes comptables et du pointage des écritures.

Il est également possible de cliquer sur l'icône PDF sur l'ensemble des écritures disposant d'un document joint (facture pour une dépense ou une vente facturée).

L'icône de crayon permet de modifier l'écriture directement depuis le bilan.

Enfin, des boutons d'ajouts rapides sont disponibles pour ajouter une vente ou un dépense.

Les documents comptables peuvent être exportés au format CSV depuis le bouton Impressions de la synthèse.

Recettes

Présentation des recettes

Le module de gestion des recettes permet de modifier/consulter l'ensemble des recettes de l'association.

Il est découpé en 4 onglets :

Ventes réalisées : ensemble des ventes de l'association réalisées, c'est à dire qu'elles ont été payées.
Ventes en cours : ensemble des ventes en cours non payées. Elles sont dans la commande en cours de la fiche des adhérents.
Paiements : ensemble des paiements réalisés.
Recettes : correspond à l'ensemble des recettes de l'association. Cliquer sur Ajouter une recette permet d'ouvrir une pop-up d'ajout de recette.
Factures : ensemble des factures générées dans BadAsso.

Chaque écriture peut être modifiée à l'aide du crayon présent dans la colonne Action

Ajouter une recette

Cliquer sur Action > Ajouter une recette pour créer une nouvelle recette sur l'association.

Une pop-up s'ouvre et permet de renseigner les informations de la recette, à savoir :

Libellé : nom de la recette
Date
Montant total : TTC de la recette
Moyen de règlement : utilisé pour recevoir la recette
Compte : choisir le compte bancaire sur lequel apparaitra la recette (banque, caisse, livret A...)
Catégorie comptable : à laquelle rattacher la recette pour la ventiler dans le bon compte comptable
Poste : auquel rattacher la recette. Permet de ventiler dans différents postes des dépenses et recettes. Par exemple, dans un poste Tournois, rattacher toutes les recettes et dépenses liées aux tournois de l'association
Commentaire
Facture : fichier PDF ou image correspondant à la facture correspondant à la recette. Permet de garder une trace de la facture dans BadAsso
Recette pointée : à cocher si l'on souhaite indiquer dans BadAsso que la recette a été pointée, par exemple lorsque l'on a bien eu la recette sur le relevé bancaire

Les recettes peuvent être modifiées une fois enregistrées en cliquant sur le crayon présent au niveau de la colonne Action.

Ajouter une vente

Cliquer sur Action > Ajouter une vente pour ajouter une vente à un adhérent.

Une pop-up s'ouvre et permet de renseigner les informations de la recette, à savoir :

Adhérent : choix de l'adhérent auquel ajouter la vente.
Libellé : nom de la recette.
Date
Article : choix de l'article à vendre à l'adhérent.
Quantité : saisir la quantité vendue.
Montant total : TTC de la vente.
Option : choisir l'option de l'article (taille, etc.).
Adhérent livreur : choisir l'adhérent qui a livré l'article.
Vente livrée : case à cocher si la vente a été livrée à l'adhérent.

La vente sera notée sur la fiche de l'adhérent dans la partie Commande en cours. Il faudra aller sur la fiche de l'adhérent et cliquer sur Payer pour réaliser le paiement de la vente.

Dépenses

Présentation des dépenses

Le module de gestion des dépenses permet de modifier/consulter l'ensemble des dépenses de l'association.

Il est découpé en 3 onglets :

Achats : ensemble des achats de l'association.
Notes de frais : ensemble des notes de frais de l'association.
Salaires : ensemble des salaires saisis dans BadAsso.

Chaque écriture peut être modifiée à l'aide du crayon présent dans la colonne Action

Impressions

Cliquer sur Impressions puis choisir le fichier CSV à générer.

On retrouve les mêmes impressions que depuis le module bilan, à savoir l'ensemble des dépenses, dépenses à payer et dépenses payées.

Ajouter un achat

Cliquer sur Actions > Ajouter un achat pour ajouter un achat sur l'association.

Une pop-up s'ouvre et permet de renseigner les informations de l'achat, à savoir :

Libellé : nom de l'achat.
Montant total : TTC de l'achat
Date réception de la facture : date à laquelle la facture a été reçue
Date de paiement de la facture : date à laquelle l'association a payé la facture
Moyen de règlement : utilisé pour payer l'achat
Commentaire
Compte : bancaire ou caisse en fonction du compte sur lequel l'achat a été réalisé
Catégorie comptable : à laquelle rattacher l'achat pour le ventiler dans le bon compte comptable
Poste : auquel rattacher l'achat. Permet de ventiler dans différents postes des dépenses et recettes. Par exemple, dans un poste Tournois, rattacher toutes les recettes et dépenses liées aux tournois de l'association
Sous-poste : auquel rattacher l'achat. Permet de ventiler encore plus finement.
Facture : fichier PDF ou image correspondant à la facture de l'achat. Permet de garder une trace de la facture dans BadAsso
Dépense pointée : à cocher si l'on souhaite indiquer dans BadAsso que l'achat a été pointé, par exemple lorsque l'on a bien eu le prélèvement sur le relevé bancaire.

Les achats peuvent être modifiés une fois enregistrés en cliquant sur le crayon présent au niveau de la colonne Actions.

Ajouter un remboursement

Cliquer sur Actions > Ajouter un remboursement pour ajouter un achat sur l'association.

Une pop-up s'ouvre et permet de renseigner les informations du remboursement, à savoir :

Libellé : nom du remboursement.
Montant total : TTC du remboursement
Date réception de la facture : date à laquelle la facture a été reçue
Date de paiement de la facture : date à laquelle l'association a payé la facture
Moyen de règlement : utilisé pour réaliser le remboursement
Commentaire
Compte : bancaire ou caisse en fonction du compte sur lequel le remboursement a été réalisé
Poste : auquel rattacher le remboursement. Permet de ventiler dans différents postes des dépenses et recettes. Par exemple, dans un poste Tournois, rattacher toutes les recettes et dépenses liées aux tournois de l'association
Sous-poste : auquel rattacher le remboursement. Permet de ventiler encore plus finement.
Facture : fichier PDF ou image correspondant à la facture du remboursement. Permet de garder une trace de la facture dans BadAsso
Dépense pointée : à cocher si l'on souhaite indiquer dans BadAsso que l'achat a été pointé, par exemple lorsque l'on a bien eu le prélèvement sur le relevé bancaire.
Catégorie comptable : à laquelle rattacher le remboursement pour le ventiler dans le bon compte comptable

Les remboursements peuvent être modifiés une fois enregistrés en cliquant sur le crayon présent au niveau de la colonne Actions.

Ajouter une note de frais

Cliquer sur Actions > Ajouter une note de frais pour ajouter une note de frais sur un adhérent.

Une pop-up s'ouvre et permet de renseigner les informations de la note de frais, à savoir :

Libellé : nom de la note de frais.
Adhérent : sur lequel rattacher la note de frais
Date réception du justificatif : date à laquelle le justificatif a été reçu
Date de paiement : date à laquelle le remboursement de la note de frais a été réalisé
Montant total : TTC de la note de frais
Moyen de règlement : utilisé pour payer la note de frais
Catégorie comptable : à laquelle rattacher la note de frais pour la ventiler dans le bon compte comptable
Compte : bancaire ou caisse en fonction du compte sur lequel le remboursement de la note de frais a été réalisé
Poste : auquel rattacher la note de frais. Permet de ventiler dans différents postes les dépenses et recettes. Par exemple, dans un poste Tournois, rattacher toutes les recettes et dépenses liées aux tournois de l'association
Sous-poste : auquel rattacher la note de frais. Permet de ventiler plus finement.
Justificatif : fichier PDF ou image correspondant à la note de frais. Permet de garder une trace des justificatifs dans BadAsso (ticket de péage, note de restauration)
Dépense pointée : à cocher si l'on souhaite indiquer dans BadAsso que la note de frais a été pointée, par exemple lorsque l'on a bien eu le prélèvement sur le relevé bancaire.

Les notes de frais peuvent être modifiées une fois enregistrées en cliquant sur le crayon présent au niveau de la colonne Action.

Ajouter un salaire

Cliquer sur Actions > Ajouter un salaire pour ajouter un salaire sur un salarié.

Une pop-up s'ouvre et permet de renseigner les informations du salaire, à savoir :

Libellé : nom de la note de frais
Adhérent : salarié sur lequel rattacher la note de frais
Montant total : montant brut du salaire
Date de paiement : date de paiement du salaire
Compte : bancaire ou caisse en fonction du compte sur lequel le paiement du salaire a été réalisé
Catégorie comptable : à laquelle rattacher le salaire pour le ventiler dans le bon compte comptable
Moyen de règlement : utilisé pour payer le salaire
Facture : fichier PDF ou image correspondant à la fiche de paie du salaire en question.
Poste : auquel rattacher le salaire. Permet de ventiler dans différents postes les dépenses et recettes.
Sous-poste : auquel rattacher le salaire. Permet de ventiler plus finement.
Charges sociales : vous pouvez préciser le montant Ursaff, le montant retraite, le montant de la mutuelle prévoyance, la prime d'ancienneté, la formation professionnelle, prélèvement à la source.
Dépense pointée : à cocher si l'on souhaite indiquer dans BadAsso que le salaire a été pointé, par exemple lorsque l'on a bien réalisé le paiement du salaire.

Les salaires peuvent être modifiés une fois enregistrés en cliquant sur le crayon présent au niveau de la colonne Action.

Opérations diverses

Le module Opérations diverses permet d'enregistrer toutes les transactions qui ne sont pas dans les journaux spécifiques tels que ceux dédiés aux achats, aux ventes, ou à la trésorerie.

Cette catégorie regroupe toutes les opérations telles que les ajustements de la TVA, les provisions, la gestion de la paie, ainsi que les corrections d'erreurs précédemment commises, etc.

Pour ajouter une opération, cliquer sur le bouton Actions > Ajouter une opération diverse. Vous devrez lui attribuer un libellé, une date, un montant, le compte bancaire, la catégorie comptable, le poste, le sous-poste et un commentaire.

Grâce au bouton Impressions > Excel des opérations diverses , vous pouvez exporter toutes les opérations diverses dans un fichier Excel.

Transfert de compte à compte

Le module Transferts entre comptes permet de transférer une recette ou une dépense d'une catégorie comptable vers une autre.

Pour ajouter un transfert, cliquer sur le bouton Actions > Ajouter un transfert de recettes / de dépenses . Vous devrez lui attribuer un libellé, une date de transfert, un montant, depuis quel compte comptable vers quel compte comptable, le poste, le sous-poste, un document et un commentaire.

Grâce au bouton Impressions > Excel des transferts, vous pouvez exporter tous les transferts dans un fichier Excel.

Remises de chèque

Le module Remise de chèque permet d'avoir un suivi précis des chèques déposés à la banque et de faire plus facilement le rapprochement avec les écritures comptables de votre compte bancaire.

Pour en savoir plus, lire cet article.

Rapprochements bancaires

Le module Rapprochements bancaires permet de réaliser le rapprochement bancaire de ses écritures comptables en banque avec les écritures présentes dans BadAsso.

Pour en savoir plus, lire cet article.

Prévisionnel

Le module Prévisionnel permet de réaliser un budget prévisionnel sur l'année N+1, N+2...

Pour en savoir plus, lire cet article.

Statistiques

Le module Statistiques permet de visualiser l'ensemble des ventes, recettes et dépenses suivant différents critères.

L'ensemble des statistiques sont réalisées sous forme de camembert.

Statistiques ventes

On retrouve une séparation des ventes suivant différents critères :

Ventes créditées ou non créditées (payées / non payées)
Ventes réparties par catégorie comptable
Ventes réparties par type (réponses à un formulaire, vente d'article)
Ventes réparties par article

Statistiques des recettes

Les statistiques des recettes sont réparties par moyen de paiement

Statistiques des dépenses

Les statistiques des dépenses sont réparties suivant différents critères :

Payées / non payées
Catégorie comptable
Type de dépense (Note de frais, salaires, achats)

Statistiques par poste

Les statistiques par poste permettent l'identification des principaux postes de l'association.

Par exemple, en créant un poste Interclub, il est possible en fin de saison de savoir exactement quelles sont les recettes des interclubs et les dépenses.

Voici quelques exemples de postes qui pourraient être pertinent de créer pour optimiser et comparer saison après saison :

Tournois
Interclubs
Entrainement
Stages
Réunions

Statistiques ventes par groupe

Les statistiques ventes par groupe permettent de connaitre les différentes ventes perçues pour chacun des groupes créés dans BadAsso.

Paiements en ligne

Le module de gestion des Paiements en ligne permet de visualiser l'ensemble des paiements en ligne réalisés suites aux réponses aux formulaires.

Dans l'onglet Argent disponible on retrouve le total des paiements en ligne disponibles ainsi que les différents reversements qu'il est possible de réaliser sur son compte bancaire, formulaire par formulaire.

L'ensemble des sommes disponibles suite aux paiements de la boutique en ligne sont également disponible et peuvent être reversés.

Dans l'onglet Reversements réalisés, on retrouve tous les reversements réalisés sur le compte bancaire de l'association.

Pour savoir comment configurer le paiement en ligne sur son association, rendez-vous dans la configuration de l'association

Réglages

Les Réglages du module comptabilité permettent de paramétrer tout la comptabilité de BadAsso à l'image de son association.

Les réglages sont séparés en 5 parties bien distinctes :

Banques et comptes : correspond à l'argent disponible au début de l'utilisation de BadAsso en caisse et en banque ainsi que de la définition du début de l'exercice comptable.
Articles : ensemble des articles (volants, t-shirt, etc.) qu'il est possible de vendre sur une fiche adhérent.
Catégories : ensemble des catégories comptables disponibles. Il est possible d'en ajouter. Par défaut, toutes les catégories comptables d'un plan comptable de base sont disponibles.
Postes : ensemble des postes de l'association que l'on souhaite pouvoir choisir lorsque l'on ajoute une vente ou une dépense. Permet de savoir exactement quel poste est en positif ou en négatif à l'issue de l'exercice comptable.
Sous-postes : ensemble des sous-postes de l'association que l'on souhaite pouvoir choisir lorsque l'on ajoute une vente ou une dépense. Les sous-postes sont indépendants des postes. En effet, un même sous-poste peut être utilisé peu importe le poste A, B ou C, utilisé en amont.