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Créer et gérer un formulaire

Mercredi 6 avril 2022 - 12:30

Accès au module Formulaires

Pour accéder au module Formulaires, cliquer sur Mes formulaires et arriver ainsi sur la liste des formulaires de l'association.

Visualiser les formulaires existants et créer un formulaire

Accéder à la liste de tous les formulaires déjà créés et cliquer sur un formulaire pour le modifier

Cliquer sur Action > Créer un formulaire pour ajouter un nouveau formulaire

Utiliser les actions présentes dans la colonne action pour :

  1. Visualiser le formulaire
  2. Dupliquer le formulaire
  3. Changer la visibilité du formulaire (visible, visible si connecté à son compte BadAsso, non visible)
  4. Supprimer le formulaire

Les formulaires sont automatiquement triés en deux parties pour garder les formulaires les plus récents accessibles le plus rapidement. 

Créer un formulaire

Lors de la création d'un formulaire, choisir le type de formulaire souhaité :

  1. Normal : formulaire classique.
  2. Inscription en ligne au club : formulaire de prise de licence qui permet d'envoyer les réponses sur Poona. Des liens vers les documents de la FFBaD (certificat médical, questionnaire de santé, formulaire de prise de licence) sont ajoutés ainsi que les informations sur l'état civil de l'adhérent.
  3. Dons à l'instance : formulaire qui permet de générer un PDF de reçu de don pour chaque réponse au formulaire.
  4. Inscriptions d'OT : formulaire qui permet de restreindre les réponses aux officiels techniques de l'association, envoyer un mail de convocation aux différentes réponses ainsi que restreindre les réponses et les choix aux différents types d'OT (GEO, arbitres, juges arbitres, juges de ligne) 

Configuration générale d'un formulaire

Remplir le nombre maximum de réponses ainsi que la taille de la liste d'attente souhaitée pour s'assurer que le formulaire ne puisse plus être répondu au delà de la limite.

Lorsque le formulaire est plein, l'adhérent qui remplira le formulaire verra qu'il est positionné sur la liste d'attente, si une taille de liste d'attente est précisée.

Des emails de réponses peuvent être ajoutés et séparés par une virgule. Ils recevront un mail à chaque réponse au formulaire.

Modifier la visibilité du groupe pour s'assurer que seules les bonnes personnes peuvent voir le formulaire :

  • Visible : visible par tout le monde via un lien direct
  • Visible si connecté à son compte : visible seulement si l'adhérent est connecté à son compte BadAsso
  • Invisible : visible uniquement depuis l'interface administrateur de BadAsso, ou par tous les adhérents ayant accès en administration au module formulaire.
  • Groupes : ajouter les groupes qui ont le droit de répondre au formulaire
  • Paiement en ligne : possibilité de rendre le paiement en ligne au formulaire désactivé, obligatoire ou facultatif. S'il est obligatoire, les adhérents seront obligés de payer pour répondre au formulaire.
  • Catégorie comptable et Poste : permet de ventiler correctement les des paiements et ventes liés au formulaire.

Le paiement en ligne, la catégorie comptable et le poste ne sont disponibles que s'il y a une tarification de proposée dans le formulaire.

Différentes cases peuvent être cochées pour affiner le fonctionnement du formulaire :

  • Autoriser un adhérent à choisir plusieurs tarifications ou réductions. Le montant total à payer est ainsi calculer en additionnant l'ensemble des choix réalisés
  • Autoriser le paiement en trois fois permet de ne faire payer qu'une première partie à l'adhérent lors de sa réponse. Sur son tableau de bord BadAsso, l'adhérent peut réaliser le paiement des deux échéances suivantes.

Les deux échéances doivent être payées par l'adhérent, aucun prélèvement automatique n'est réalisé par BadAsso.

  • Recevoir un mail à chaque réponse permet de recevoir une copie de la réponse au formulaire lorsqu'un adhérent répond.
  • Afficher un lien vers le formulaire Fédéral permet d'afficher, ou pas, un lien vers le formulaire de prise de licence FFBaD.

Option disponible seulement pour les formulaires d'inscriptions au club.

  • Rendre publique les réponses permet de rajouter un lien en haut du formulaire pour que les réponses soient consultables, avant ou après avoir répondu, par n'importe quel visiteur du formulaire.

Gérer les tarifications et réductions du formulaire

Ajouter les tarifications du formulaire en précisant le montant et les conditions de sélection tel que le genre, la date de naissance ou la disponibilité de la tarification seulement si l'adhérent est connecté à son compte.

Si un adhérent choisit une tarification, les informations sur son état civil sont automatiquement demandées et sa fiche adhérent est créée, une fois le formulaire répondu.

Ajouter les réductions du formulaire avec les mêmes critères que pour une tarification. Le choix de la réduction sera déduit de la tarification lors de la validation de la réponse.

Une fois le formulaire répondu, si une tarification est appliquée, la vente associée au formulaire sera ajoutée automatiquement sur le compte de l'adhérent

Modifier la structure d'un formulaire

Pour modifier la structure d'un formulaire, glisser/déposer les éléments de la colonne de gauche dans le formulaire à droite.

Utiliser ensuite le crayon au niveau du champ du formulaire pour modifier l'élément.

Il est possible de modifier l'ordre des champs en glissant/déposant un champ au dessus ou en dessous d'un autre champ.

Utiliser l'icône Poubelle pour supprimer un élément.

Voici la liste des champs disponibles :

  • Titre de section : permet de rajouter un titre avec du texte libre aligné à gauche, à droite ou centré pour présenter une partie du formulaire.
  • Champ de texte : champ de saisie libre.
  • Select : liste déroulante avec un choix possible.
  • Checkbox : cases à cocher à réponses multiples.
  • Radio : bouton radio à sélectionner. Choix unique.

Pour les champs Select, Checkbox et Radio, il est possible de choisir un nombre maximum de réponses pour chaque option du champ.

  • Date : champ date à renseigner.
  • Fichier : ajout d'un champ fichier dans le formulaire.
  • Lien : lien cliquable pour rediriger vers un document ou un site (le RIB de l'association par exemple).
  • Image : ajout d'une image à taille modifiable dans le formulaire pour introduire une section par exemple.

Cliquer sur Visualiser le formulaire pour voir en direct le formulaire modifié.

 Visualiser les réponses à un formulaire

Visualiser simplement les réponses au formulaire à partir de l'onglet Réponses du formulaire.

L'ensemble des questions du formulaire sont affichées dans les colonnes du tableau ainsi que le statut actuel de la réponse.

L'icône crayon en bout de ligne permet de modifier la réponse et changer le statut ainsi qu'ajouter un commentaire.

Si un adhérent n'est pas cliquable, c'est que la réponse n'est pas rattachée à une fiche adhérent. Cliquer sur le crayon en bout de ligne pour attacher la réponse à un adhérent. Cela arrive lorsqu'un adhérent répond depuis le lien public du formulaire sans être connecté à son compte.

Analyser les réponses au formulaire

Cet onglet permet de visualiser rapidement le contenu des réponses au formulaire.

Les colonnes affichées sont des colonnes utiles au traitement de la réponse : ensemble des fichiers fournis, date de la réponse, statut actuel, solde de l'adhérent et prix du formulaire si une tarification est précisée dans le formulaire.

Une icône lettre en bout de ligne permet de contacter rapidement un adhérent.

Consulter les statistiques des réponses

L'ensemble des réponses fermées (select, radio, checkbox) au formulaire sont affichées sous forme de statistiques dans cet onglet.

Cela permet de voir rapidement quel est la majorité des réponses à un champ du formulaire.

Extraire les réponses à un formulaire

L'onglet extraction permet de filtrer les réponses à un formulaire pour trouver les adhérents répondants aux différents critères sélectionnés.

Il est possible de réaliser différentes actions sur les réponses filtrées :

  • Extraction au format Excel avec des informations sur les adhérents
  • Extraction de tous les fichiers joints au formulaire dans les réponses
  • Envoyer un mail aux adhérents concernés
  • Mise à jour des statuts et commentaires des réponses filtrées

Visualiser les formulaires d'un adhérent

Depuis la fiche d'un adhérent

Il est possible de visualiser l'ensemble des formulaires répondus par un adhérent depuis sa fiche adhérent, en allant dans l'onglet Formulaires.

Depuis le compte d'un adhérent

Chaque adhérent peut se connecter à son compte adhérent BadAsso et consulter l'ensemble des réponses aux différents formulaires de l'association. Il peut également répondre à un formulaire directement depuis son compte.

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