Pour recevoir des dons des adhérents à l'association, quelques étapes simples peuvent être mises en place. Elles permettent une centralisation des dons et un envoi automatique des fichiers générés au fur et à mesure des dons :
- Créer un formulaire pour centraliser les dons réalisés
- Communiquer auprès des adhérents sur la possibilité de réaliser un don
- Configurer correctement son compte pour la génération des dons au format PDF
- Générer les fichiers PDF de reçu des dons
- Envoyer les reçus de dons par mail aux adhérents
Créer un formulaire de don avec paiement en ligne
La première étape pour recevoir les dons des adhérents via BadAsso est de créer un formulaire permettant aux adhérent de choisir le montant du don et de réaliser le paiement du don.
Lors de la création du formulaire, choisir le type Don à l'instance.
Modifier la structure du formulaire pour rajouter les champs nécessaires à l'enregistrement d'un don.
Activer le paiement en ligne pour que les adhérents puissent payer en ligne leur don.
Pour savoir comment bien paramétrer un formulaire, consulter l'article dédié à la mise en place d'un formulaire.
Communiquer auprès des adhérents
L'étape suivante est de communiquer auprès de tous les adhérents de l'association pour leur faire parvenir le lien de réponse au formulaire de don à l'association.
Pour cela, utiliser le module de communication qui permet d'envoyer un mail à tous les adhérents avec une explication sur le principe de don à une association ainsi que le lien pour répondre au formulaire et réaliser le don à l'association.
Bien évidemment, tous les autres moyens de communication sont possibles : créer une actualité sur son site WeBad, faire un post sur Facebook, etc.
Préparer correctement la génération des PDF
Pour que le reçu de don au format PDF soit correctement rempli, il faut fournir la signature du président de l'association ou du trésorier qui ont l'autorité pour délivrer les reçus de dons.
Aller dans Mon Instance puis ajouter le fichier image contenant la signature du responsable et Enregistrer.
La signature sera automatiquement ajoutée sur chaque PDF de reçu de don généré avec BadAsso.
Générer le reçu de don PDF suite à une réponse au formulaire
Lorsqu'un adhérent répond au formulaire de don à l'instance, une nouvelle réponse est disponible dans l'onglet Analyse des réponses du formulaire.
Dans la colonne Action, une icône PDF est présente : elle permet de générer le PDF de reçu de don correspondant au montant du formulaire rempli par l'adhérent.
Ce fichier peut être enregistré puis transmis à l'adhérent manuellement ou automatiquement par mail via BadAsso.
Générer manuellement un don, sans passer par un formulaire
Il n'est pas obligatoire de passer par un formulaire de don à l'instance pour enregistrer le don d'un adhérent à l'association.
En effet, depuis la fiche d'un adhérent, il est possible de cliquer sur Action > Générer un don pour générer un don du montant souhaité en quelques clics.
Remplir les champs Date, Montant et Moyen de règlement pour que le fichier généré soit conforme au don réalisé.
Envoyer le reçu de don par mail à l'adhérent
Le fichier PDF généré à partir de la réponse au formulaire ou manuellement sur la fiche adhérent est également enregistré dans le dossier dons du module documentation.
Aller dans ce dossier et cliquer sur l'icône lettre au niveau du don pour ouvrir une popup, rédiger le message et envoyer par mail le reçu de don à l'adhérent.
Le fichier PDF correspondant au don sera joint au mail envoyé à l'adhérent.
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