Accéder au module documentation
Dans le menu latéral, choisir Documentation > Gestion des documents.
La fenêtre principale de gestion du module s'ouvre ainsi pour gérer les documents de l'association.
Gérer les documents
Cette interface permet de naviguer dans les différents dossiers du module documentation et visualiser les documents.
Utiliser les icônes présentes en haut de chaque ressource pour effectuer des actions.
Glisser/déposer une ressource fichier ou dossier pour le changer de place dans la documentation.
Utiliser le bouton Action > Ajouter un dossier pour créer un nouveau dossier.
Pour un dossier
- Crayon : modifier le nom du dossier
- Oeil : Changer la visibilité du dossier
- Administrateur uniquement
- Adhérents connectés : tous les adhérents connectés pourront accéder au dossier
- Tout public : tout le monde avec le lien vers la documentation pourra accéder au dossier
- Mettre la même visibilité sur tous les dossiers et fichiers enfants du dossier en cours : permet de mettre la même visibilité pour toutes les ressources (fichiers et dossiers) dans le dossier
- Croix : supprimer le dossier
Pour un fichier
- Crayon : modifier le nom du fichier et l'adhérent affecté au fichier
- Oeil : Changer la visibilité du fichier
- Administrateur uniquement
- Adhérents connectés : tous les adhérents connectés pourront accéder au fichier
- Tout public : tout le monde avec le lien vers la documentation pourra accéder au fichier
- Lettre : si un adhérent est affecté au fichier, ce bouton permet d'envoyer le fichier par mail à l'adhérent
- Croix : supprimer le fichier
Ajouter des fichiers
Déposer les fichiers à mettre dans la documentation dans la zone prévue à cet effet pour ajouter les documents dans le dossier en cours.
Les formats acceptés sont : image, pdf, .doc,.docx,.xls,.xlsx,.csv,.ppt,.pptx,.pages,.odt,.rtf
Envoyer un fichier à un adhérent
Si un adhérent est affecté à un fichier, il est possible de cliquer sur l'icône Lettre pour pouvoir lui envoyer un mail contenant le fichier en pièce jointe.
Pour affecter un fichier à un adhérent, utiliser le crayon au niveau du fichier.
Cette fonctionnalité est très utile pour envoyer les CERFA des dons générés par BadAsso aux adhérents rapidement.
Partager ma documentation
Il est possible de donner un accès public à la documentation en copiant le lien disponible en cliquant sur Documentation public présent dans le menu de navigation dans la section Accès direct.
Toute personne disposant du lien pourra ainsi consulter les documents publics de l'association.
Autres utilisations du module documentation
Le module documentation est un module transverse utilisé dans d'autres modules.
Il est en effet utilisé dans le module de compte rendu de réunion lorsqu'un fichier est ajouté au compte rendu.
Un fichier PDF est également automatiquement généré et ajouté dans le module documentation lors de l'ajout d'un don sur la fiche d'un adhérent.
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