La gestion d'un évènement dans une association peut vite devenir chronophage, et un manque d'organisation peut être fatal au bon déroulement de l'évènement. BadAsso, à l'aide de ses différents modules, aide dans la préparation et la gestion de l'évènement.
Nous allons voir, dans cet article, comment réussir à bien préparer un évènement de l'association en plusieurs étapes :
- Création de l'évènement dans le planning
- Création d'un formulaire de présence
- Communication auprès des adhérents
- Créer un projet pour suivre les tâches nécessaires à la préparation de l'évènement
- Compte rendu de réunion de l'événement
Nous allons prendre en exemple l'assemblée générale de l'association, mais cela pourrait concerner n'importe quel évènement de l'association.
Créer l'évènement dans le planning
La première étape lors de la préparation d'un évènement est de prévoir la date et de la noter dans le planning pour qu'elle soit fixée et visible par tous.
Aller dans le module Planning et glisser/déposer un évènement puis cliquer dessus pour modifier ses informations telles que l'horaire, la description ou sa visibilité.
Le réglage de la visibilité est important pour être sûr que l'évènement soit bien visible dans le planning public et/ou les comptes des adhérents.
Créer un formulaire de présence à l'évènement
La création d'un formulaire pour savoir qui vient à l'évènement peut être intéressant pour être sûr de prévoir un nombre de chaises suffisantes, un buffet de clôture de l'évènement assez fourni mais pas trop ou tout simplement pour anticiper l'affluence.
Pour cela, aller dans le module formulaires et créer le formulaire de l'évènement. Ajouter dans la partie Structure l'ensemble de questions importantes, par exemple la présence ou nom de l'adhérent, ce qu'il apporte si tout le monde participe à l'apéritif de fin, etc.
Ne pas oublier de régler tous les paramètres du formulaire telles que la visibilité publique des réponses, l'inscription sans être connecté ou encore la réception d'un mail à chaque réponse pour être sûr d'avoir un maximum de réponses.
Communiquer auprès des adhérents
L'étape suivante pour réussir son évènement est de communiquer auprès des adhérents pour qu'ils prennent connaissance de l'évènement et répondent au formulaire de présence.
Pour cela, il faut aller dans le module Newsletter et rédiger la newsletter à envoyer en mettant bien le lien vers le formulaire de l'évènement.
Choisir dans les filtres les bons adhérents à contacter et cliquer sur envoyer.
L'onglet Statistiques du module Newsletter permet de voir facilement le pourcentage d'ouverture de la newsletter. Cela peut être un plus pour savoir s'il faut relancer les adhérents s'ils ont ou non ouvert leur mail.
Créer un projet pour préparer l'évènement
Certains évènements demandent une organisation plus importante que d'autres.
C'est pour cela que le module de gestion de projet peut être utilisé : créer l'ensemble des tâches nécessaires à réaliser avant l'évènement et réaliser un suivi précis de ce qui est ou reste à faire pour être sûr de ne rien oublier et d'être prêt dans les temps.
Créer les colonnes qui correspondent réellement à la bonne préparation de l'évènement pour être sûr d'optimiser le suivi des tâches à réaliser.
Créer et rédiger le compte rendu de réunion
Une fois l'évènement prêt, il est très intéressant de créer un compte rendu de réunion de l'évènement pour saisir, par exemple, tout ce qui a été évoqué pendant l'évènement, ajouter des fichiers joints, noter les résultats des votes ou tout simplement les idées à garder et celles à éviter pour la prochaine fois.
Le compte rendu peut être préparé avant l'évènement pour anticiper le jour J où il n'y aura peut être pas le temps de saisir l'ordre du jour ou de faire la mise en page.
Conclusion
L'ensemble des étapes ci-dessus permettent de bien préparer et gérer les évènements de l'association.
Bien évidemment, chaque étape est facultative et doit être adaptée en fonction du type de l'évènement et de la gestion mise en place dans l'association.
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