Le module communication

Cliquer sur l'onglet Envoyer une newsletter pour rédiger et envoyer une newsletter aux adhérents.

Plusieurs champs peuvent être remplis lors de l'envoi d'une newsletter.

• Retrouver un mail ou une newsletter déjà envoyée : permet de sélectionner dans la liste un mail déjà envoyé ou une newsletter préparée à l'avance. Le sujet et le corps du mail se mettent à jour lorsqu'un choix est réalisé.
• Sujet : sujet du mail qui va être envoyé aux adhérents.
• Corps du message : contenu de la newsletter à envoyer aux adhérents. Un éditeur de texte de type wysiwyg permet d'ajouter des couleurs ou des liens dans le message.
• Ajouter une pièce jointe : permet d'ajouter un fichier qui sera ajouté dans les mails envoyés.

De nombreux filtres sont disponibles et permettent de trier les adhérents à contacter lors de l'envoi de la newsletter.

• Envoyer aux adhérents actifs : seul les adhérents ayant leurs dates d'adhésion et de licence en cours seront sélectionnés.
• Envoyer aux futures réservations : sélectionne uniquement les adhérents qui ont une réservation dans le futur au niveau du planning.
• Envoyer réservations passées : sélectionne uniquement les adhérents qui ont une réservation dans le passé au niveau du planning.
• Envoyer aux réservations qui ne sont pas dans le planning
• Envoyer aux prospects : envoie à toutes les personnes dans Afifly qui n'ont pas de saut, ni de réservation, ni de paiement, ni de vente dans Afifly.
• Adhérents ayant au moins 2 sauts en X / Y /Z : sélectionne les adhérents qui ont réalisé au moins 2 sauts dans l'année choisie. Permet de ne pas sélectionner les tandems ou les sautants irréguliers.
• Adhérents licenciés uniquement : uniquement les adhérents avec un numéro de licence valide.
• Exclure les réservations des moniteurs indépendants : ne sélectionne pas les réservations dont le moniteur est un moniteur indépendant. La notion de moniteur indépendant peut être sélectionnée sur la fiche d'un adhérent.
• Adhérents avec un parachute : uniquement les adhérents qui ont un parachute personnel.
• Qualif. asso. : les adhérents avec la qualif association sélectionnée.
• Brevets : les adhérents avec le brevet sélectionné.
• Licences : les adhérents avec la licence sélectionnée.
• Adhérentss ayant au moins X sauts en ANNÉE.
• Tarifs : les adhérents avec le tarif sélectionné.
• Planning : permet de choisir le planning concerné.
• Résas du : toutes les réservations dans le planning du jour sélectionné.
• Période : permet d'affiner les réservations à choisir sur une date donnée et de ne choisir que les réservations du matin (7h-13h) ou de l'après-midi (13h-20h).
• Types : permet de filtrer par type de sauts (Tandem, PAC...).
• Adhérents : type d'adhérent à contacter. Tandem ou PAC. Le type d'adhérent peut être précisé sur la fiche d'un adhérent dans l'onglet état civil.

Au fur et à mesure du choix des filtres, la liste des adhérents qui vont être contactés se met à jour en dessous des filtres.

Cela permet de s'assurer que les filtres sont correctement choisis et d'éviter d'envoyer une newsletter à 2000 adhérents au lieu de 50.

Dans cet onglet, il est possible de rédiger une newsletter, la prévisualiser et l'enregistrer pour l'envoyer plus tard.

Préparer une newsletter peut être pratique pour y ajouter des informations au fur et à mesure qu'elles arrivent, ou encore demander aux membres de l'équipe de la relire avant de l'envoyer.

L'onglet Suivi des mails permet de lister l'ensemble des mails envoyés avec Afifly et de consulter le statut d'envoi du mail.

Concernant les statuts des mails, voici quelques précisions :

• Cliqués ou ouverts : concerne chaque mail qui a été ouvert par un adhérent, ou si un lien de la newsletter a été cliqué par un adhérent.
• Délivrés : le mail a été reçu correctement par l'adresse mail ciblée. Par contre, il peut être dans les spams ou les promotions.
• Non reçus ou bloqué : concerne chaque mail qui n'a pas pu être délivré correctement. Cela peut être dû à une adresse mail invalide, une boîte mail pleine ou un service indisponible.

Grâce à cet onglet, il est facile de vérifier qu'un adhérent a bien reçu un mail ou que les tandems ont bien ouvert le mail d'annulation de leur saut pour cause de météo incertaine !

Chaque adhérent enregistré dans Afifly possède un compte sur lequel il peut se connecter pour modifier ses informations, télécharger ses factures, consulter son activité de saut, déclarer ses parachutes ou encore créditer son compte Afifly en payant en ligne.

Cet onglet permet d'envoyer un mail à tous les adhérents qui ne se sont jamais connecté à leur espace pour qu'ils se connectent et prennent connaissance des nombreuses possibilités de leur compte Afifly.

Si les adhérents se connectent à leur compte Afifly, cela fait gagner énormément de temps au secrétariat qui n'a pas à modifier les informations des adhérents ou à envoyer les factures par mail.

L'envoi de SMS à des adhérents fonctionne de la même façon que l'envoi de newsletters.

Les mêmes filtres sont disponibles et les adhérents contactés sont mis à jour au fur et à mesure des filtres.

Envoyer un SMS engendre des coûts supplémentaire débités en points sauts lors de l'envoi du SMS. Le nombre de SMS envoyé dépend du nombre de caractères utilisés dans le SMS. Le nombre de SMS utilisé est mis à jour en dessous du champ de texte à chaque saisie d'une lettre.

Privilégier l'envoi de SMS pour annuler un tandem en urgence par exemple. Éviter d'envoyer une invitation pour un barbecue à 2000 adhérents par SMS :)

Le module d'Automatisation de mails permet d'envoyer des mails automatiques aux pratiquants (tandems, pacs) en fonction des réservations dans le planning.

Le principe est simple et se réalise en quelques étapes :

• Créer un nouveau circuit de mails pour cibler les adhérents à contacter en fonction du type de saut prévu dans le planning.
• Ajouter des étapes au circuit en précisant, pour chaque étape :
  • A quel moment elle doit être réalisée (J-10 avant le saut, J+1 après le saut).
  • Le contenu du mail envoyé lors de la réalisation de l'étape.

Une fois le circuit et ses étapes configurées, il suffit de l'activer pour que toutes les réservations dans le planning reçoivent un mail à chaque étape configurée.

Cela permet, par exemple, pour un tandem d'envoyer un mail :

• à J-10 pour le rappel de la date du saut.
• à J-5 pour lui conseiller de prendre la vidéo pour ce moment inoubliable.
• à J-1 pour le rappel des consignes de sécurité.
• à J+1 pour lui envoyer le diplôme de saut et lui demander de laisser un avis.

L'automatisation de mail permet de garder une relation proche avec ses clients, augmenter ses ventes et ses avis sans perdre une seule seconde à envoyer un mail !

Cliquer sur le crayon au niveau d'un circuit pour le modifier, ou sur l'oeil pour accéder aux différentes étapes du circuit.

Lors de la création d'un circuit de mail, il faut préciser :

• le nom du circuit.
• les types de sauts et adhérents concernés par le circuit. Ne seront contactés par le circuit que les adhérents ayant une réservation dans le planning correspondant au type de saut du circuit. Ou que le type de l'adhérent sur sa fiche correspond au type du circuit.
• Activer / Désactiver un circuit permet de ne pas envoyer les étapes du circuit le temps de le configurer correctement.

Pour visualiser les étapes d'un circuit, cliquer sur l'icône d'oeil présent au niveau du circuit.

Les différentes étapes sont ainsi affichées par ordre chronologique pour avoir une vision globales des différents mails reçus par un adhérent ciblé par le circuit.

Cliquer sur Action > Ajouter une étape pour créer une nouvelle étape dans le circuit.

L'onglet Statistiques permet de voir l'ensemble des mails envoyés sur les différentes étapes ainsi que leur statut.

Cliquer sur l'icône de crayon au niveau d'une étape pour la modifier.

Cliquer sur l'oeil pour accéder au détail de l'étape.

Cliquer sur l'oeil présent au niveau d'un étape permet de voir le détail de l'étape et le mail qui sera envoyé à l'adhérent.

L'onglet Envois permet de voir le prochain adhérent concerné par l'étape pour s'assurer qu'elle est bien configurée. Dans cet onglet sont également listé l'ensemble des envois réalisés pour cette étape.

Cliquer sur Action > Modifier l'étape pour modifier le mail envoyé dans l'étape.

La modification de l'étape permet de s'assurer que le contenu du mail envoyé aux adhérents est cohérent.

• Nom : correspond au nom de l'étape. Le nom n'est pas envoyé dans le contenu du mail, il sert au centre pour se rappeler du but de l'étape.
• Nombre de jours par rapport au saut : nombre de jours avant ou après la date de réservation (donc de saut) pour la réalisation de l'étape. Mettre un nombre négatif pour que l'étape se lance avant le saut, et positif pour qu'elle se lance aprè le saut.
• Sujet du mail : sujet du mail qui sera envoyé à l'adhérent.
• Contenu du mail : message à envoyer à l'adhérent. Ce message peut contenir des liens, des couleurs et toute la mise en forme nécessaire pour pousser l'adhérent à lire le mail.
• Joindre à cette étape le diplôme tandem : si coché, alors le diplôme du saut réalisé par l'adhérent sera joint au corps du mail. Plus besoin de l'envoyer ou de l'imprimer manuellement !
• Envoyer seulement si la réservation n'est pas une réservation vidéo : permet de cibler les réservations sans vidéo pour les encourager à réserver leur vidéo à l'avance.
• Activer ou désactiver l'étape : permet désactiver une étape pour qu'aucun mail ne soit envoyé.

Des balises peuvent être intégrées dans le corps du message et elles seront remplacées par le contenu de la réservation lors de l'envoi.

• [NOM] dans le contenu du mail sera remplacé par le nom et le prénom de l'adhérent.
• [DATE] dans le contenu du mail sera remplacé par la date et l'heure du saut.
• [CONSIGNES] dans le contenu du mail sera remplacé par l'ensemble des consignes de sécurités présentes dans les réglages de la boutique en ligne.
• [LIEU] dans le contenu du mail sera remplacé par le nom du planning de la réservation.