Présentation générale du module Réception de mails
Grâce au module Réception de mails, vous pouvez connecter votre logiciel Afifly à la boîte mail de votre centre.
Avec cette synchronisation, tous les mails reçus sont analysés par Afifly et si l'auteur d'un mail a une fiche dans Afifly, alors le mail est enregistré dans l'onglet Mails reçus de la fiche de l'adhérent et les pièces jointes associées sont disponibles dans l'onglet Documents de la fiche adhérent.
Cela vous permet de rapatrier automatiquement dans Afifly les certificats médicaux des sautants, par exemple.
Configuration du module
Le module est accessible depuis les Réglages > Centre > Service externe
Les informations concernant votre boîte mail à connecter sont nécessaires : adresse mail et mot de passe, mais aussi le serveur de mail sur lequel se connecter (mail.gandi.net si vous êtes chez Gandi par exemple) et le port à utiliser.
Vous trouverez sur le site de votre fournisseur de boîte mail le port et le serveur à utiliser.
Voici la liste des tutoriels disponibles pour différents serveurs de messagerie :
Utilisation du module
Une fois configuré, le module peut être utilisé depuis le module Communication > Réception de mails.
Depuis cet espace, vous pourrez rechercher des emails par sujet ou destinataire ainsi que parcourir vos mails 10 par 10 à l'aide des boutons suivants et précédents.
Si un mail a été envoyé par une adresse mail affectée à un numéro de licence dans votre base de données Afifly, alors le mail lui est automatiquement attribué.
Si un mail n'a pas pu être attribué à un adhérent, vous pouvez utiliser l'icône Crayon en bout de ligne pour l'attribuer à un adhérent de votre choix.
Enfin, l'icône Oeil permet de visualiser le contenu du mail et les pièces jointes pour comprendre de quoi il s'agit.
Une fois attribué à un adhérent le mail est disponible sur l'onglet Mails reçus de sa fiche Afifly et les documents joints au mail sont disponibles dans l'onglet Documents de sa fiche Afifly.
Concrètement, comment utiliser ce module ?
Pour utiliser ce module à 100% nous conseillons de créer une adresse mail spécifique au centre sur laquelle vous demandez à tous les clients d'envoyer l'ensemble des documents dont vous avez besoin. Par exemple : moncentre@gmail.com ou encore toto@moncentre.fr
Les documents peuvent être les certificats médicaux, diplômes pour les moniteurs, fiche de suivi des parachutes, etc.
En utilisant une adresse mail spécifique, il sera ainsi facile de consulter les mails et de voir ceux qui n'ont pas été affectés à un adhérent, de comprendre la raison (mail non valide par exemple) et de l'affecter manuellement si besoin.
Nous conseillons également de rajouter dans les conditions de la boutique une ligne indiquant d'envoyer le certificat médical par mail à l'adresse de votre centre connectée sur Afifly.
Particularité de Google et GMAIL
Pour connecter votre compte Afifly à une adresse GMAIL, certaines opérations supplémentaires sont nécessaires.
- Activer IMAP depuis les réglages GMAIL
- Générer un mot de passe depuis son compte Google
- Renseigner le mot de passe et les bonnes informations sur Afifly
Activer IMAP depuis les réglages GMAIL
Sur votre compte GMAIL, vous devez activer IMAP pour permettre à Afifly de se connecter à votre boîte mail.
Pour cela, rendez-vous dans les paramètres de votre compte GMAIL et cliquer sur Transfert POP/IMAP.
Cliquer sur Activer IMAP pour autoriser les connexions IMAP sur votre adresse mail
Générer un mot de passe depuis son compte Google
Pour générer un mot de passe qui pourra être utilisé par Afifly, rendez-vous dans les réglages de votre compte Google, dans la partie Sécurité.
Validation en deux étapes
Cliquer sur Validation en deux étapes pour accèder à l'interface de créer d'un mot de passe.
Mots de passe des applications
Cliquer sur Mots de passe des applications tout en bas de l'écran pour accèder à l'interface de création d'un mot de passe. Donnez un nom à votre mot de passe (par exemple Afifly) et cliquez sur Créer.
Générer le mot de passe
Une fois le mot de passe créé, copiez-le bien précieusement puis fermer la popup.
Votre compte Google est correctement configuré.
Configuration d'Afifly
Pour GMAIL, la configuration d'Afifly est particulière.
Vous devez préciser :
- Serveur : imap.gmail.com
- Port : 993
- Mot de passe : le mot de passe généré ci-dessus et pas le mot de passe de votre compte.
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