Gérer l'inscription d'officiels techniques sur une compétition
Mercredi 22 décembre 2021 - 17:39
Centraliser les candidatures d'officiels techniques pour une compétition peut être un réel challenge à relever pour une ligue ou un comité.
C'est dans le but de faire gagner du temps que sont expliqués, dans cet article, quelques étapes qui peuvent être suivies pour être sur d'utiliser toutes les fonctionnalités de BadAsso dans la gestion de ses officiels techniques pour une compétition.
- Vérifier que tous les officiels techniques sont bien présents dans BadAsso.
- Créer un formulaire d'inscription d'officiel technique.
- Envoyer le lien du formulaire par mail aux officiels techniques.
- Convoquer les officiels techniques sélectionnés, et prévenir ceux qui ne sont pas retenus.
- Saisie de l'activité des officiels techniques à l'issue de la manifestation.
Déclarer les officiels techniques de l'association
La première étape avant de communiquer auprès des adhérents sur la possibilité de s'inscrire en tant qu'officiel technique sur une compétition est de s'assurer que tous les officiels techniques sont bien déclarés dans BadAsso.
Pour cela, cocher les cases nécessaires dans l'onglet état civil de la fiche adhérent.
Créer le formulaire d'inscription d'officiel technique
Dans le module formulaire, créer le formulaire d'inscription d'officiel technique et cocher les officiels techniques qui peuvent répondre au formulaire.
Depuis leur compte adhérent, seul les officiels techniques ayant les bons profils pourront répondre au formulaire pour s'inscrire. Ils pourront choisir le ou les rôles qu'ils souhaiteraient avoir sur la compétition.
Par exemple, un arbitre et juge arbitre pourra cocher à la fois son inscription en tant qu'arbitre et juge arbitre s'il le souhaite.
Depuis l'onglet Structure, ajouter les champs du formulaire nécessaires à l'inscription d'un officiel technique tel que ses jours de disponibilité, son moyen de locomotion, etc.
Communiquer auprès des officiels techniques
L'étape suivante est de communiquer auprès de tous les officiels techniques de l'association pour leur faire parvenir le lien de réponse au formulaire d'inscription à la compétition.
Pour cela, utiliser le module de communication qui permet d'envoyer un mail à tous les officiels techniques souhaités avec les informations supplémentaires nécessaires.
Bien évidemment, tous les autres moyens de communication sont possibles : créer une actualité sur son site WeBad, faire un post sur Facebook, etc.
Répondre aux demandes d'inscription
Après avoir analysé les différentes candidatures reçues à l'aide du formulaire BadAsso, il est logique de contacter tous les officiels techniques pour les convoquer, ou non, pour la manifestation.
Pour cela, aller dans l'onglet Analyse des réponses et utiliser l'icône lettre présente dans la colonne Action.
Une popup s'ouvre avec un message de convocation pré-rempli qu'il suffit de mettre à jour en fonction de la convocation de l'adhérent, ou pas, sur la compétition.
Cliquer sur Envoyer le mail pour que l'officiel technique prenne connaissance par mail de la décision qui a été prise.
Saisir l'activité des officiels techniques dans BadAsso
A l'issue de la compétition, il est important de bien saisir l'activité des officiels dans BadAsso pour réaliser le suivi tout au long de la saison.
Matchs arbitrés ou rapport de juge arbitre, tout peut être enregistré à l'aide du module de gestion des officiels techniques prévu à cet effet.
Une synchronisation avec BadNet est également possible pour gagner du temps.
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