La communication au sein d'une association est une partie importante et inévitable pour que chaque adhérent se sente impliqué dans l'association.
Pour s'assurer d'une communication optimale avec les adhérents, certaines étapes peuvent être suivies :
- Préparer et modifier la newsletter à plusieurs
- L'envoyer à un groupe réduit d'adhérents (les responsables)
- Envoyer la newsletter aux adhérents concernés uniquement
- Analyser les statistiques d'envoi pour s'assurer que l'information est transmise
Bien sur, ces étapes sont optionnelles et chaque association gère son processus d'envoi d'une newsletter à sa façon :)
Préparation de la newsletter
La première étape à réaliser pour envoyer une newsletter aux adhérents de l'association est de rédiger la newsletter.
Pour cela, aller dans le module Newsletter > Préparer une newsletter.
Le menu déroulant permet de retrouver une newsletter déjà préparée et de la modifier à l'aide du wysiwyg en ajouter des liens, couleurs ou images.
A l'aide des boutons de prévisualisation, il est possible de voir l'affichage de la newsletter sur un mobile ou une tablette.
Une fois la modification terminée, cliquer sur Enregistrer pour pouvoir l'envoyer ou la retravailler plus tard.
Ainsi, n'importe quel responsable de l'association ayant accès au module Communication pourra accéder à la newsletter en préparation et la modifier.
Si des images sont ajoutées, il faut penser à bien les dimensionner pour qu'elles ne s'affichent pas en trop grand.
Tester l'envoi de la newsletter
Pour tester la newsletter avant de l'envoyer et la valider par tous les responsables de l'association, il est conseillé de créer un groupe composé uniquement des responsables puis d'envoyer la newsletter à ce groupe uniquement.
Les adhérents du groupe seront ainsi contactés et il sera possible de prendre en compte leurs retours avant l'envoi final.
Envoyer la newsletter aux adhérents concernés
L'envoi d'une newsletter s'effectue depuis l'onglet Envoyer une newsletter.
Grâce au menu déroulant, récupérer la newsletter préparée.
Le champ Adresse mail de réponse permet de préciser l'adresse qui recevra un mail si un adhérent répond à la newsletter.
Le corps de la newsletter peut être modifié directement avant l'envoi pour les derniers ajustements.
Un champ pièce jointe permet d'ajouter un fichier à la newsletter qui sera envoyé en même temps que la newsletter.
L'utilisation des filtres permet de filtrer les adhérents à contacter en fonction de différents critères tels que l'âge, le groupe ou encore le solde.
Enfin, l'ensemble des adhérents filtrés sont affichés sous les filtres pour visualiser exactement les adhérents qui vont être contactés lors de l'envoi.
Les filtres permettent de contacter uniquement les compétiteurs, ou les noms compétiteurs, ou encore de filtrer par catégorie d'âge ou par classement de simple, double ou mixte.
Analyser les statistiques d'ouverture
Depuis l'onglet Statistiques du module newsletter, vous pouvez consulter les taux d'ouverture de la newsletter pour savoir si vos adhérents ont pris connaissance de l'information ou pas.
L'analyse des statistiques d'envoi d'une newsletter n'est disponible qu'avec le module Premium de BadAsso
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