Lorsqu'un adhérent arrive dans l'association par un procédé moins classique qu'en début de saison (sans remplir le formulaire d'adhésion par exemple), il peut être perturbant de l'ajouter correctement dans l'association.
C'est pour cela que nous allons voir en quelques étapes comment l'ajouter correctement dans l'association :
- Créer le nouvel adhérent
- Aller sur sa fiche et ajouter le paiement de sa cotisation
- Ajuster ses informations sur sa licence
- L'ajouter aux groupes auxquels il a accès
- Lui envoyer son invitation BadAsso
Une fois ces étapes réalisées, l'adhérent sera dans les bons groupes de communication et aura accès à son compte pour visualiser et modifier ses informations.
Création du nouvel adhérent
Pour créer le nouvel adhérent, cliquer sur Créer > Ajouter un licencié dans le menu supérieur de BadAsso.
Remplir le formulaire avec toutes les informations concernant l'adhérent.
Cliquer sur enregistrer pour arriver directement sur sa fiche adhérent.
Il est également possible d'importer les nouveaux adhérents directement depuis un fichier CSV généré par Poona.
Ajuster les informations concernant sa licence
Sur sa fiche, dans la colonne de droite, certaines informations peuvent être ajustées concernant sa licence.
Il est ainsi possible de préciser son numéro de licence, la date de son certificat médical ainsi que la date de dépôt du certificat. BadAsso calculera ainsi automatiquement la validité du certificat médical au fur et à mesure des saisons.
La date de dernière saison licenciée dans BadAsso permet de savoir si l'adhérent est licencié au club dans la saison en cours, donc s'il recevra, notamment, les newsletters destinées aux licenciés.
Ajouter le paiement de sa licence
Si l'adhérent a réalisé le paiement de sa cotisation, alors il faut l'ajouter sur sa fiche en tant qu'avance sur compte avec le moyen de paiement utilisé.
Le suivi financier de l'adhérent sera ainsi à jour pour savoir à n'importe quel moment quand est-ce qu'il a payé et comment.
Il est aussi possible de lui ajouter la vente de la licence pour générer la facture correspondante.
Consulter la documentation sur la comptabilité avec BadAsso pour en savoir plus.
Ajouter l'adhérent aux bons groupes
Une étape importante lorsqu'un adhérent arrive dans un club est de l'intégrer aux bons groupes pour la communication et la réservation des créneaux.
En effet, il faut qu'il reçoive les newsletters qui lui sont destinées par rapport à son âge ou son niveau, et qu'il puisse réserver les créneaux auxquels il a droit.
Pour cela, aller dans le module Groupes et ajouter l'adhérent aux bons groupes.
Inviter l'adhérent à utiliser son compte BadAsso
La dernière étape consiste à informer l'adhérent qu'il possède un compte BadAsso lui permettant de modifier et consulter ses informations.
Pour lui envoyer l'invitation, aller sur sa fiche adhérent, dans l'onglet État civil puis cliquer le bouton Invitation inscription BadAsso en bas à droite de sa fiche.
L'adhérent recevra ainsi un mail qui explique l'intérêt du compte BadAsso avec un lien pour changer son mot de passe et se connecter.
Un envoi groupé d'invitations BadAsso est possible depuis le module Newsletter.
Conclusion
La création d'un adhérent en cours de saison est très simple, et ces quelques étapes permettent de s'assurer que l'adhérent intègre l'association dans les meilleures conditions, avec toutes ses informations à jour.
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