Dans une association, il arrive régulièrement de devoir annuler un créneau d'entrainement ou de jeu libre.
Les raisons sont multiples (entraineur, salle, joueurs) mais le bilan est le même : le créneau est annulé et il faut communiquer en toute urgence avec les adhérents pour qu'ils ne viennent pas pour rien.
Dans BadAsso, différentes étapes peuvent être respectées pour s'assurer que tous les adhérents soient mis au courant :
- Envoyer un mail et/ou un SMS aux participants du créneau
- Envoyer un mail et/ou un SMS aux adhérents ayant accès au créneau
- Modifier le créneau pour qu'il ne soit plus réservable
Contacter les participants d'un créneau
Pour envoyer un mail ou un SMS aux participants d'un créneau, aller dans Les créneaux puis chercher le créneau souhaité.
Cliquer sur l'icône de lettre ou la bulle dans la colonne Action pour envoyer un mail ou un SMS aux adhérents inscrits dans le créneau.
Il est possible de réaliser ces actions directement depuis la fiche du créneau en cliquant sur le bouton Action en haut à droite.
Envoyer une newsletter aux adhérents potentiels
Depuis le module Communication, envoyer une newsletter à tous les groupes d'adhérents ayant potentiellement accès au créneau. Cela permet d'éviter qu'un adhérent n'ayant pas encore réservé le créneau soit mis au courant.
L'onglet SMS groupés permet d'envoyer un SMS aux adhérents.
Le SMS est un moyen de s'assurer que l'adhérent recevra l'information en temps et en heure, mais il représente un surcoût dans BadAsso.
Modifier le créneau
Dans le module Gestion de créneaux, depuis le Planning des créneaux, cliquer sur le créneau pour le modifier.
En fonction du processus mis en place dans l'association, rendre le créneau invisible, en statut annulé et décocher Cet évènement peut être réservé pour s'assurer que les adhérents ne puissent plus le réserver et que les heures du salarié rattachées au créneau soient bien mises à jour.
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