Accès au module Gestion de créneaux
Cliquer sur le menu Gestion de créneaux pour voir les 4 modules qui composent la gestion de créneaux.
- Planning des créneaux permet de visualiser l'ensemble des créneaux de l'association.
- Les réservations permet de consulter toutes les réservations effectuées par les adhérents
- Les créneaux permet de gérer et voir l'ensemble des créneaux disponibles et des adhérents inscrits
- Réglages permet de configurer correctement la réservation des créneaux
Planning des créneaux
Le Planning des créneaux permet de visualiser tous les créneaux de l'association et de le modifier en quelques clics.
Dans le bandeau de gauche, on retrouve l'ensemble des salles disponibles (à configurer dans les Réglages) ainsi que la légende des groupes pour visualiser d'un coup d'oeil qui a accès à quel créneau.
Si un groupe est affecté à un créneau, alors un rond de la couleur du groupe s'affichera sur le créneau dans le planning.
- Glisser/déposer les salles du bandeau de gauche dans le planning pour créer un créneau.
- Glisser/déposer un créneau du calendrier à une autre date permet de modifier le jour du créneau
- Cliquer sur un créneau permet de le modifier
Penser à utiliser la récurrence (cf module planning) d'un créneau pour créer tous les créneaux de l'année en quelques clics
Modifier un créneau
Pour modifier un créneau depuis le planning des créneaux, il suffit de cliquer dessus.
Il est ensuite possible de modifier des informations sur le créneau :
- Date et lieu : permet de modifier le gymnase, la date et l'horaire du créneau.
- Créneaux de l'événement : permet d'activer la réservation du créneau ainsi que le nombre de places disponibles.
- Grouper à afficher : permet d'afficher des groupes sur l'évènement et de restreindre la réservation aux groupes cochés. Pour chaque groupe, il est possible de préciser le nombre de place disponible. Au delà du nombre de place atteint pour un groupe, alors les adhérents du groupe ne pourront plus s'inscrire sur le créneau.
Cliquer sur Détail du créneau en haut de la pop-up de modification pour accéder au créneau et aux adhérents ayant réservés.
Les réservations
L'ensemble des adhérents inscrits sur un créneau sont disponibles dans ce listing.
On retrouve le nom de l'adhérent, les groupes auxquels il appartient puis des informations sur le créneau telles que la date de début, de fin et la salle du créneau.
Un clic sur l'adhérent permet d'accéder à sa fiche et l'oeil dans la colonne de droite de voir le créneau.
L'icône Poubelle permet de supprimer une réservation.
Dans le champ rechercher, il est possible de chercher une réservation par le nom de l'adhérent, la date du créneau (format 09-12-2020) ainsi que le nom de la salle.
Les créneaux
Ce module permet de visualiser la liste de tous les créneaux de l'association.
Sur chaque créneau, il est possible de voir rapidement la salle du créneau, les horaires de début et de fin, le nombre de places, le nombre de réservations et les places restantes disponibles.
Des icônes dans la colonne de droite permettent, dans l'ordre, de :
- Rajouter un adhérent sur le créneau
- Visualiser en détail le créneau
- Envoyer un mail aux adhérents du créneau
- Envoyer un SMS aux adhérents du créneau
- Exporter au format CSV les adhérents du créneau
Dans le champ rechercher, il est possible de chercher une réservation par la date du créneau (format 09-12-2020) ainsi que le nom de la salle.
Visualiser un créneau
Dans le détail d'un créneau, l'ensemble des adhérents inscrits au créneau est disponible.
Parmi leurs informations, on retrouve notamment les groupes auxquels ils appartiennent ainsi que la validité de leur pass sanitaire et la date de création de la réservation. Le commentaire de la réservation est également présent, si précisé.
Un clic sur la poubelle dans la colonne Actions permet de supprimer la réservation.
Au dessus de la liste des adhérents sont affichées les places totales, restantes et réservées du créneau.
Un clic sur le bouton Action permet de réaliser des actions sur le créneau :
- Ajouter un réservation au créneau : ajoute un adhérent sur le créneau
- Ajouter des réservations au créneau : ajoute plusieurs adhérents sur le créneau
- Ajouter un groupe au créneau : ajoute tous les adhérents d'un groupe au créneau
- Contacter les adhérents pour ce créneau : permet d'envoyer un mail à tous les adhérents du créneau, pratique en cas d'annulation
- Extraire les adhérents de ce créneau : permet de générer un fichier CSV avec tous les adhérents du créneau dedans, et leurs informations
- Modifier le créneau : permet de modifier le créneau (dates, places, groupes etc)
- Vider le créneau : permet de supprimer tous les adhérents d'un créneau
Réglages
L'ensemble des réglages de la Gestion de créneaux permettent de s'assurer des lieux des créneaux et des autorisations de réservation.
L'ensemble des salles peuvent être déclarées et modifiées avec l'adresse, le nombre de terrain, le nombre de places par défaut et la couleur de la salle.
Le nombre de places par défaut permet d'initialiser correctement un créneau lors de sa création, mais il peut être modifié sur chaque créneau.
Il est possible de modifier qui a le droit de réserver un créneau :
- Autoriser les réservations multi adhérents : depuis son compte, un adhérent peut réserver un créneau pour un autre adhérent
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