Pour y accéder : Gestion du centre > Notes.
Le suivi des notes
L'écran principal affiche la liste des notes sous forme de tableau, réparties dans trois onglets selon leur avancement :
- A FAIRE : notes qui n'ont pas encore été traitées.
- EN COURS : notes en cours de traitement.
- FAIT : notes terminées.
Pour chaque note, le tableau indique la date d'échéance, l'adhérent concerné (avec un lien direct vers sa fiche), le contenu de la note, son statut et les actions disponibles.
Actions sur une note
- Modifier : permet de changer l'adhérent, la date, le contenu ou le statut de la note.
- Supprimer : supprime définitivement la note.
La suppression d'une note est définitive, aucune récupération n'est possible ensuite.
Ajouter une note
Le bouton Action en haut de l'écran propose Ajouter une note. Renseignez l'adhérent concerné, la date à laquelle la note doit être traitée, le contenu de la note et son statut de départ.
Les circuits de notes
Un circuit de notes est un ensemble de notes types que vous définissez une seule fois, puis que vous ajoutez en un clic sur n'importe quel adhérent, plutôt que de recréer les mêmes notes à la main à chaque fois.
Par exemple, quand une PAC vous appelle, vous pouvez lui appliquer un circuit contenant les notes : « vérifier le certificat », « demander l'acompte », « demander le paiement », « donner le welcome pack ». Les quatre notes sont créées en une seule fois sur sa fiche.
On accède aux circuits via l'onglet Circuit de notes de l'écran Notes.
Gérer les circuits
La liste des circuits existants affiche leur nom et le nombre de notes qu'ils contiennent.
- Ajouter un circuit : depuis le menu Action, donnez simplement un nom au nouveau circuit.
- Modifier : renomme le circuit.
- Consulter : ouvre le détail du circuit et la liste des notes qui le composent.
- Supprimer : supprime le circuit et son contenu, de façon définitive.
Composer un circuit
Dans le détail d'un circuit, le menu Action permet d'ajouter une note au circuit (il suffit de saisir son intitulé). Chaque note du circuit peut ensuite être modifiée ou supprimée individuellement, sans toucher au reste du circuit.
Appliquer un circuit sur un adhérent
Depuis l'écran Notes, le menu Action propose Générer un circuit sur un adhérent. Choisissez l'adhérent concerné, le circuit à appliquer, et éventuellement une date avant laquelle les notes doivent être traitées.
Toutes les notes du circuit sont alors créées d'un coup sur la fiche de l'adhérent, avec le statut A FAIRE.
Cette action n'est proposée que si au moins un circuit de notes a été créé au préalable.
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