Tout savoir sur la validation des documents KYC

Les documents KYC

Les documents légaux sont demandés par le prestataire bancaire de la société i-click pour autoriser le transfert d'argent vers n'importe quel compte bancaire.

Ces documents doivent être validés une seule fois puis permettent le reversement de paiements en ligne sur le RIB configuré sur le compte.

En fonction du type de structure, les documents légaux demandés ne sont pas les mêmes.

Pour une association de loi 1901 (ou 1908 pour l'Alsace Moselle), il faut fournir :

• la pièce d'identité du président, trésorier ou secrétaire de l'association
• les statuts et le PV d'AG signé de l'association
• la preuve d'enregistrement de l'association de moins de 3 mois
• le RIB de l'association

Certains documents peuvent être refusés par le prestataire bancaire pour diverses raisons : document non signé, illisible, incomplet, etc.

Nous verrons dans cet article comment réussir à faire valider les documents bancaires par le prestataire bancaire de i-click.

Quelque soit le fichier envoyé et le document KYC concerné, les formats de fichier acceptés sont .pdf, .jpeg, .jpg et .png

La validation des documents

Les documents légaux sont validés par le prestataire bancaire de la société i-click.

C'est lui qui reçoit directement les documents légaux et qui s'occupe de les valider.

i-click n'a pas le droit légal de stocker les documents légaux, c'est pour ça qu'en cas d'incompréhension, il faut fournir les documents refusés à notre équipe de support pour qu'il puisse trouver la raison du refus des documents.

i-click ne peut pas accélérer le processus de validation des documents légaux ni valider un document non conforme, étant donné que seul le prestataire bancaire reçoit et peut valider les documents légaux.

Le Legal name (nom du compte)

Le "Legal name" est le nom utilisé pour créer votre compte chez le prestataire bancaire. Par défaut c'est le nom de l'association tel qu'il est enregistré dans Poona. Or le "Légal name" doit être strictement identique au nom indiqué dans la preuve d'enregistrement de l'association. Quand le nom enregistré dans Poona est différent du nom indiqué dans la preuve d'enregistrement de l'association, il faut modifier le "Legal name".

Il est possible de mettre à jour le "Legal name" à l'aide de l'interface prévue à cet effet.

Les statuts et le PV d'AG signé de l'association

Les statuts doivent être les statuts de l'association. Ils peuvent être vieux de plusieurs années ou récents, mais ils doivent être obligatoirement signés.

Le PV d'AG doit être récent, signé, et le nom du trésorier, président ou secrétaire pour lequel la pièce d'identité a été fourni doit obligatoirement apparaître sur le PV d'AG.

Les documents fournis doivent être des PDF ou PNG, et pas des fichiers docx ou word.

Le nom de l'association présent dans les statuts et le PV d'AG doivent être le même que celui du nom du compte renseigné au niveau du prestataire bancaire, sinon le document sera refusé.

Dans ce cas, il faut mettre à jour le nom du compte depuis l'interface prévue à cet effet puis soumettre à nouveau le document.

Par exemple :

• si sur les statuts ou le PV d'AG le nom de l'association est : comité département haute-garonne badminton
• si le nom du compte au niveau du prestataire bancaire est : comité départemental 31 badminton
• alors il faut mettre à jour le nom du compte au niveau du prestataire bancaire pour que le nom soit le même que sur les statuts, soit : comité département haute-garonne badminton

La preuve d'enregistrement de moins de 3 mois

La preuve d'enregistrement peut être soit l'extrait de parution au Journal officiel, soit l'avis de situation au répertoire sirene, datant de moins de 3 mois.

L'extrait de parution au journal officiel peut être récupéré directement sur le site de l'INSEE en saisissant le numéro de SIRET ou de SIREN de l'association :

https://avis-situation-sirene.insee.fr/

Si vous ne connaissez pas le numéro de SIRET ou de SIREN de l'association, il est possible de le retrouver ici :

https://www.journal-officiel.gouv.fr/pages/associations/

Si malgré ces recherches le numéro de SIRET ou de SIREN est introuvable, il peut être demandé directement au gouvernement :

https://www.dila.premier-ministre.gouv.fr/contacts/nous-contacter

Le nom présent dans l'extrait de parution au journal officiel doit être strictement identique au Legal name. Sinon, le document sera refusé.

Les documents de l'INSEE ou le JOAFE sont tous les deux acceptés.

Par exemple :

• si sur l'extrait de parution au JO le nom de l'association est : comité département haute-garonne badminton
• si le "Legal name est" : comité départemental 31 badminton
• alors il faut mettre à jour le "Legal name" pour qu'il soit identique au nom inscrit dans l'extrait de parution au JO, soit : comité département haute-garonne badminton

Le RIB de l'association

Le RIB de l'association doit être fourni pour permettre à l'association de récupérer l'argent des paiements en ligne.

Le RIB peut être modifié en cas de besoin depuis l'interface prévue à cet effet.

Le RIB ne doit pas obligatoirement avoir le même nom à la lettre prêt que celui présent sur l'extrait de parution au JO.

Modification du représentant légal de l'association

Lorsqu'une modification du représentant légal de l'association est réalisée, alors tous les documents légaux doivent être à nouveau fournis.

Pour éviter cela, ne modifier le nom du représentant légal que si cela est réellement nécessaire.

S'il s'agit simplement d'une modification du bureau, il n'y a aucun intérêt à modifier le nom du représentant et à re valider les documents légaux.

Dans le cadre d'une association omnisport

Dans le cadre d'une association omnisport qui permettrait à différentes entités de manipuler les paiements en ligne à la place de l'association omnisport.

Dans ce cas, il faut obligatoirement fournir les documents légaux de l'association omnisport pour pouvoir valider les documents KYC.

La carte d'identité à fournir dans ce cas est la carte d'identité du président, trésorier ou secrétaire de l'association.

Il faut penser à mettre à jour le "Legal name" pour qu'il corresponde au nom présent dans l'extrait de parution au journal officiel.

Le RIB à fournir dans le cadre d'une association omnisport peut être celui de n'importe quelle section pour lui permettre de récupérer les fonds sans avoir à passer par le compte bancaire de l'association principale.

Exemple concrêt d'une association omnisport

L'association omnisport "VILLE SPORT" a une section "VILLE SPORT BADMINTON" qui est autonome financièrement mais qui ne possède pas de statut ni de PV d'AG.

Dans ce cas, il faut impérativement :

• Modifier le Legal name de l'association par le nom de l'association omnisport
• Fournir les statuts et le PV de la dernière AG de l'association omnisport
• Fournir la pièce d'identité du trésorier, président ou secrétaire présent sur le dernier PV d'AG
• Fournir l'extrait de parution au JO de l'association omnisport

Il ne sert à rien d'essayer de faire valider les documents de la section VILLE SPORT BADMINTON car ils seront systématiquement refusés. Seul les documents de l'association référencée sur le JO seront acceptés.

Quelques erreurs fréquentes à éviter

• les statuts et/ou le PV d'AG ne sont pas signés par le président, le trésorier ou le secrétaire qui a fourni sa pièce d'identité
• La pièce d'identité n'est pas entière sur la photo
  • Renvoyez le document entier, sans reflet, de bonne qualité
• La pièce d'identité est un scan
  • Privilégiez une photo de bonne qualité plutôt qu'un scan qui va modifier les couleurs et qui ne sera pas validé par notre prestataire bancaire
• Le nom sur la pièce d'identité n'est pas le même que le nom du représentant présent dans les statuts ou en tant que responsable au niveau du prestataire bancaire
• Le "Legal name" n'est pas le même que le nom de l'association dans la preuve d'enregistrement
  • Mettez à jour le "Legal name" depuis l'interface prévue à cet effet (l'interface permettant d'envoyer les documents légaux permet également de modifier le nom du compte)
• L'extrait de parution au JO est illisible
  • Privilégiez le document PDF officiel fournir par l'INSEE pour avoir une version claire et lisible
• L'extrait de parution au JO est refusé car le nom de l'association a changé : 
  • Fournissez le récépissé de modification de l'association
  • Modifiez le legal name comme indiqué sur le récépissé de modification de l'association

Cas particulier d'un mineur.

Les mineurs ne sont pas autorisés à manipuler l'argent de leur portefeuille virtuel vers leur compte bancaire.

Vous devez donc contacter le support en fournissant la pièce d'identité d'un responsable majeur du mineur pour que la modification de son compte virtuel soit réalisée pour pouvoir ensuite reverser les fonds vers le RIB associé au compte.