Synchronisation bancaire

Le module se trouve dans Comptabilité > Banque. Il affiche un onglet d'écritures par compte bancaire synchronisé, et l'onglet Compte bancaire qui regroupe la connexion et les réglages. Toutes les actions se trouvent dans le menu Actions, en haut à droite.

Seules les personnes ayant les droits sur la comptabilité peuvent connecter une banque, modifier les réglages et rapprocher des écritures.

Connecter votre banque

Tant qu'aucune banque n'est connectée, seul l'onglet Compte bancaire est disponible.

• Choisissez Actions > Ajouter / modifier une connexion bancaire. Une fenêtre vous explique la suite ; cliquez sur Continuer vers Bridge.
• Chez Bridge, choisissez votre banque et identifiez-vous avec vos identifiants bancaires habituels. Ils sont saisis chez Bridge et ne sont jamais communiqués à Afifly.
• Une fois terminé, vous revenez automatiquement dans l'onglet Compte bancaire.

Tous les comptes accessibles sont synchronisés, sans choix à faire : un onglet d'écritures est créé pour chacun, nommé d'après le compte et la fin de son IBAN. Vous pouvez connecter plusieurs banques en répétant la même opération ; les comptes déjà synchronisés, les écritures importées et leurs rapprochements sont conservés.

Onglet Compte bancaire

L'onglet affiche une vignette par compte synchronisé (nom, IBAN et solde, en vert ou en rouge s'il est négatif), ainsi que la date de la dernière synchronisation. Viennent ensuite les réglages, communs à tous les comptes et enregistrés avec le bouton Enregistrer :

Rapprocher les écritures à partir du : Date de début du pointage. Les écritures bancaires antérieures ne sont ni affichées ni prises en compte dans les soldes à pointer. Par défaut, le 1er du mois en cours.
Rapprocher automatiquement les écritures dont on est sûr : À chaque synchronisation, Afifly rapproche seul les écritures qui ne laissent aucun doute (voir plus bas).
Compte de trésorerie par défaut des dépenses créées : Compte proposé quand vous transformez une écriture bancaire en dépense. Vous pouvez en choisir un autre au moment de la création.

Synchronisation des écritures

Les écritures de tous vos comptes sont récupérées :

• automatiquement à l'ouverture d'un onglet d'écritures, si la dernière synchronisation date de plus de 30 minutes ;
• régulièrement en arrière-plan, par Afifly ;
• à la demande, depuis Actions > Synchroniser les écritures.

Avant la synchronisation à la demande, une fenêtre vous rappelle ce qui va se passer : récupération des nouvelles écritures et mise à jour de celles modifiées depuis la dernière synchronisation (500 au maximum par compte), mise à jour du solde de chaque compte et, si le réglage est activé, rapprochement automatique. Les rapprochements déjà réalisés sont conservés.

Récupérer les écritures passées

À la première connexion, ou pour remonter plus loin dans le temps, utilisez Actions > Récupérer les écritures passées. Indiquez la date de départ et le nombre maximum d'écritures par compte (500 par défaut). L'historique disponible dépend de votre banque, généralement 90 jours au moins.

Onglets d'écritures

Chaque onglet de compte commence par quatre indicateurs :

• Solde bancaire du compte, à la date de la dernière synchronisation ;
• Écritures à rapprocher sur le nombre total d'écritures depuis la date de début, avec le nombre d'écritures partiellement rapprochées ;
• Montant restant à pointer : l'écart entre la banque et Afifly. Quand il est nul, le solde est entièrement pointé ;
• Mouvements : total des crédits et des débits de la période.

La liste affiche la date, le libellé, le débit ou le crédit et l'état du rapprochement de chaque écriture. Vous pouvez la filtrer (À rapprocher, Rapprochées ou toutes les écritures, débits et/ou crédits) et faire une recherche par libellé ou montant. Les filtres, la recherche et le tri sont conservés quand vous revenez sur la liste.

La colonne Rapprochement indique l'état de chaque ligne et avec quelle écriture Afifly elle est rapprochée :

• À rapprocher : aucune écriture Afifly n'y est encore associée ;
• Rapprochée ou Rapprochée (auto) : le montant correspond exactement ;
• Rapprochée avec trop perçu de… (crédit) ou Rapprochée avec écart de… (débit) : les écritures Afifly rapprochées dépassent le montant bancaire. La ligne est considérée comme rapprochée et l'écart reste visible ;
• Partiel : moins perçu de… (crédit) ou Partiel : reste… (débit) : les écritures Afifly rapprochées n'atteignent pas le montant bancaire. La ligne reste à rapprocher, vous pouvez y ajouter d'autres écritures.

Rapprocher une écriture

L'icône Rapprocher d'une ligne ouvre la fenêtre de rapprochement. Elle rappelle le libellé et le montant de l'écriture bancaire, les rapprochements déjà faits et le reste à rapprocher, puis propose les écritures Afifly correspondantes, non encore rapprochées, entre 45 jours avant et 5 jours après la date bancaire :

• pour un crédit : les paiements encaissés. La liste affiche la date, le moyen de règlement, l'adhérent, le libellé et le montant. Un filtre dans l'en-tête permet de n'afficher qu'un moyen de règlement (chèques, carte bancaire, paiement en ligne…) ;
• pour un débit : les dépenses payées sur la période, les dépenses non payées déjà reçues (signalées non payée) et les remboursements.

Les écritures dont le montant correspond exactement au reste à rapprocher sont proposées en premier, avec le badge montant exact. Les colonnes se trient en cliquant sur leur en-tête (le moyen de règlement, lui, se filtre), et la recherche porte sur l'ensemble des colonnes. Cochez une ou plusieurs écritures puis cliquez sur Rapprocher : c'est le cas par exemple d'une remise de chèques qui regroupe plusieurs paiements d'adhérents.

Les écritures Afifly cochées sont toujours rapprochées pour la totalité de leur montant. Si leur total ne correspond pas exactement à la ligne bancaire, l'écart est indiqué dans la colonne Rapprochement : trop perçu ou moins perçu pour un crédit, écart ou reste pour un débit.

Une dépense rapprochée est automatiquement pointée et, si elle n'était pas encore payée, marquée payée à la date de l'opération bancaire.

Défaire un rapprochement

Dans la même fenêtre, l'icône Défaire ce rapprochement retire une écriture Afifly de la ligne bancaire. La fenêtre se recharge aussitôt sur la même écriture pour que vous puissiez la rapprocher à nouveau. La dépense concernée n'est plus pointée.

Transformer une écriture en dépense

Pour un débit qui ne correspond à aucune dépense saisie (frais bancaires, abonnement, achat par carte…), l'icône Transformer en dépense (le panier), à gauche de l'icône de rapprochement, crée directement la dépense. Le libellé et le montant sont repris de l'écriture ; vous pouvez ajuster le libellé, le montant HT, le compte de trésorerie et la catégorie.

La dépense est créée payée à la date de l'opération bancaire, pointée et rapprochée avec l'écriture. Vous pouvez ensuite la compléter (facture, adhérent…) depuis Comptabilité > Dépenses.

Rapprochement automatique

Le rapprochement automatique ne traite que les écritures dont on est sûr :

• il existe une seule écriture Afifly non rapprochée (paiement, dépense payée ou remboursement) à la même date et au même montant ;
• aucune autre ligne bancaire en attente n'a la même date et le même montant, sinon il est impossible de savoir laquelle rapprocher.

Toutes les autres écritures, y compris celles déjà partiellement rapprochées, restent à rapprocher manuellement. Il s'exécute à chaque synchronisation si le réglage est activé, ou à la demande depuis Actions > Rapprocher automatiquement. Une fenêtre de confirmation indique alors le nombre d'écritures restant à rapprocher et les règles appliquées ; cliquez sur Lancer le rapprochement pour confirmer.

Chaque rapprochement automatique est signalé (auto) et peut être défait depuis la ligne bancaire, comme un rapprochement manuel.

Désynchroniser

Actions > Désynchroniser supprime la connexion bancaire chez Bridge : les écritures ne sont plus récupérées. Les écritures déjà importées et leurs rapprochements sont conservés dans Afifly. Pour reprendre la synchronisation, connectez de nouveau votre banque depuis Actions > Ajouter / modifier une connexion bancaire.