Mise en place de la facturation électronique

Le module se trouve dans Comptabilité > Facturation électronique. Il est organisé en cinq onglets : Factures reçues, Factures émises, E-reporting, Autofacturation et Compte SUPER PDP.

Avant de commencer

• Le SIRET du centre doit être renseigné dans les informations de votre structure : c'est lui qui identifie le centre auprès de SUPER PDP. Un avertissement s'affiche dans l'onglet Compte SUPER PDP s'il manque.
• Le SIREN de vos clients professionnels se renseigne dans leur fiche adhérent, rubrique informations de facturation, champ SIREN / SIRET (9 ou 14 chiffres). Pour une entreprise étrangère, renseignez plutôt son N° TVA. Ce sont ces informations qui permettent à Afifly de savoir qu'une facture doit partir en facture électronique.

Quelle que soit l'option de connexion choisie, c'est SUPER PDP qui facture directement le centre pour ce service : actuellement 1 centime par facture émise ou reçue (voir les tarifs sur superpdp.tech/tarifs). Le centre peut sans problème utiliser plusieurs plateformes agréées en parallèle.

Connecter le compte SUPER PDP

Tant que le compte n'est pas connecté, seul l'onglet Compte SUPER PDP est disponible. Deux possibilités vous sont proposées côte à côte.

1. Connexion guidée

C'est la solution la plus simple si le centre n'a pas encore de compte SUPER PDP :

• Cliquez sur Connecter mon compte SUPER PDP : vous êtes redirigé vers SUPER PDP.
• Créez votre compte (ou connectez-vous) et renseignez l'entreprise ou l'association du centre. Acceptez l'inscription à l'annuaire : c'est elle qui permet à vos fournisseurs de vous envoyer leurs factures.
• Autorisez Afifly à accéder à votre compte : vous revenez automatiquement dans Afifly.
• SUPER PDP vérifie ensuite que vous êtes bien habilité à représenter la structure. Tant que ce n'est pas fait, un bandeau orange compte non vérifié reste affiché ; il disparaît de lui-même une fois la vérification terminée.

2. Identifiants de votre application SUPER PDP

Si le centre a déjà un compte SUPER PDP, créez-y une application (menu API / Applications) puis copiez dans Afifly son Identifiant (client_id) et son Secret (client_secret). Le compte est connecté dès l'enregistrement, sans redirection. Les identifiants sont enregistrés chiffrés.

Une fois connecté, l'onglet affiche la structure, son SIREN, l'environnement (production ou bac à sable de test), l'état de la vérification et la date de la dernière synchronisation.

Réglages

Les réglages apparaissent sous les informations du compte, dans l'onglet Compte SUPER PDP. Ils sont regroupés en quatre blocs, enregistrés ensemble avec le bouton Enregistrer.

Factures émises

Envoyer automatiquement les factures générées pour les adhérents dont le SIREN est renseigné : Cochez cette case pour que chaque facture générée pour un client professionnel parte seule en facture électronique, sans action de votre part. Seules les factures générées après l'activation sont concernées ; la date d'activation est rappelée sous la case.
Mention d'exonération de TVA : Texte ajouté aux lignes à 0 % de vos factures. Par défaut : TVA non applicable, art. 261-7-1° du CGI.

TVA

Régime de TVA : Réel normal mensuel, Réel normal trimestriel, Réel simplifié ou Franchise en base de TVA. Il détermine le calendrier de vos déclarations et il est transmis à SUPER PDP.
Option pour le paiement de la TVA d'après les débits : À cocher uniquement si le centre a opté pour la TVA sur les débits. Sans cette option, la TVA des prestations de services est due à l'encaissement : Afifly transmet alors le statut Encaissée de vos factures et déclare les encaissements des particuliers.

E-reporting des ventes aux particuliers

Déclarer chaque jour les ventes et encaissements des particuliers : Active l'e-reporting (voir plus bas).
À partir du : Date de début des déclarations.
Familles d'articles correspondant à des ventes de biens : Cochez les familles de la boutique qui sont des ventes de biens (textile, goodies…). Tout le reste (sauts, locations…) est considéré comme des prestations de services.
Taux de TVA des avances sur compte : Taux appliqué aux sommes encaissées avant tout achat (argent versé sur le compte de l'adhérent). 20 % par défaut.

Factures reçues

Enregistrer automatiquement les factures reçues dans les dépenses : Chaque nouvelle facture fournisseur crée une dépense, non payée, avec le PDF de la facture en pièce jointe. Le compte et la catégorie de la dernière dépense du même fournisseur sont repris.
Compte de trésorerie par défaut : Compte utilisé pour un fournisseur qui n'a encore aucune dépense.

Factures reçues

L'onglet Factures reçues liste les factures de vos fournisseurs arrivées par SUPER PDP : date, numéro, fournisseur, objet, montants HT et TTC, statut et enregistrement en dépense. La même liste est aussi disponible directement dans Comptabilité > Dépenses, onglet Facturation électronique, filtrée par défaut sur les factures restant à enregistrer.

Vous pouvez filtrer par statut (les mêmes libellés que ceux affichés dans la liste), par enregistrement en dépense et par année, et faire une recherche par numéro, fournisseur, objet ou SIREN. Les filtres, la recherche et le tri sont conservés quand vous revenez sur la liste.

Pour chaque facture, les actions suivantes sont disponibles :

• Voir la facture : ouvre le PDF de la facture.
• Détail et historique : affiche le fournisseur et le destinataire, les lignes, les totaux par taux de TVA et l'historique complet des statuts (voir plus bas).
• Traiter la facture : transmet votre réponse au fournisseur. Vous pouvez indiquer Prise en charge, Approuvée, Approuvée partiellement, En litige, Suspendue, Refusée ou Paiement transmis. Pour un refus, un litige, une suspension ou une approbation partielle, le motif est obligatoire (erreur de quantité, de prix, doublon…) et vous pouvez ajouter un commentaire.
• Enregistrer en dépense : crée la dépense correspondante, non payée, avec le PDF en pièce jointe. Vous la complétez ensuite depuis Comptabilité > Dépenses, où elle est repérée par une icône de facture électronique.

Quand une dépense issue d'une facture reçue est marquée payée, Afifly envoie automatiquement le statut Paiement transmis au fournisseur.

Factures émises

La facture électronique concerne uniquement vos clients professionnels : les entreprises et associations françaises identifiées par leur SIREN (la facture est acheminée à leur propre plateforme) et les entreprises étrangères identifiées par leur numéro de TVA (la facture est alors déclarée à l'administration). Le PDF Afifly habituel est transmis, enrichi des données de la facture électronique. Les ventes aux particuliers relèvent, elles, de l'e-reporting.

Envoyer une facture

Depuis le menu Actions > Envoyer une facture, choisissez une facture des 6 derniers mois. Seules les factures qui n'ont pas encore été transmises sont proposées : une même facture ne peut pas être envoyée deux fois. Les factures dont un précédent envoi a échoué restent proposées, avec le motif de l'échec.

Dès que vous choisissez une facture, les champs sont pré-remplis avec la fiche de l'adhérent : Raison sociale du client, SIREN ou SIRET, N° de TVA et Email de facturation (ces deux derniers pour un client étranger). Si le client a plusieurs adresses de facturation électronique dans l'annuaire (plusieurs établissements par exemple), choisissez la bonne dans la liste.

Les informations vides dans la fiche de l'adhérent et que vous complétez dans la fenêtre d'envoi sont enregistrées dans sa fiche après l'envoi. Les informations déjà renseignées ne sont pas modifiées, sauf un SIREN au mauvais format, qui est remplacé par celui que vous saisissez.

Vous pouvez aussi envoyer une facture directement depuis la liste des paiements, avec l'icône Envoyer en facture électronique.

Suivi des factures émises

L'onglet Factures émises liste toutes les factures transmises, avec leur statut communiqué par la plateforme de votre client (reçue, approuvée, refusée…). Les avoirs et les autofactures y sont signalés par un badge. En cas d'échec d'envoi, le motif est affiché et un bouton Réessayer l'envoi permet de relancer la facture après correction.

Vous pouvez mettre à jour le statut d'une facture émise : Complétée, Encaissée ou Annulée.

• Encaissements : quand un paiement est enregistré sur une facture transmise, Afifly envoie automatiquement le statut Encaissée avec le montant réglé, y compris pour un règlement partiel (sauf si vous avez opté pour la TVA sur les débits).
• Avoirs : l'avoir d'une facture transmise en facture électronique est lui aussi transmis automatiquement, même sans envoi automatique activé.
• Suppression : une facture transmise ne peut pas être supprimée. Elle est annulée par une facture d'avoir, transmise automatiquement au client ; un message vous le rappelle au moment de la suppression.

Détail et historique d'une facture

L'icône Détail et historique, dans les deux listes, ouvre une fiche complète de la facture :

• en haut, la nature de la facture (reçue, émise, avoir, autofacture), son numéro, ses dates d'émission et d'échéance, le montant TTC, le statut et un lien vers le PDF ;
• les liens avec Afifly : dépense enregistrée ou facture Afifly d'origine ;
• l'émetteur et le destinataire, avec adresse, SIREN, numéro de TVA et adresse électronique ;
• les lignes de la facture puis les totaux : total HT, TVA par taux, total TTC, déjà réglé et net à payer ;
• l'historique des statuts, du plus récent au plus ancien, avec une pastille de couleur (vert : approuvée ou encaissée, orange : en litige ou suspendue, rouge : refusée ou rejetée) et les motifs et commentaires éventuels.

Si un statut transmis automatiquement a été refusé par SUPER PDP, le motif est affiché dans cette fiche. Ce statut n'est plus retenté automatiquement : posez-le à la main une fois le problème réglé.

Synchronisation avec SUPER PDP

Les factures et leurs changements de statut sont récupérés :

• automatiquement à l'ouverture du module, si la dernière synchronisation date de plus de 5 minutes. Rien n'est envoyé à SUPER PDP dans ce cas ;
• chaque nuit, avec les envois en attente et l'e-reporting ;
• à la demande, depuis le menu Actions > Synchroniser avec SUPER PDP.

Avant de lancer la synchronisation à la demande, une fenêtre vous indique précisément ce qui va se passer :

• Récupéré depuis SUPER PDP : les nouvelles factures reçues et émises depuis la dernière synchronisation, les changements de statut, et leur enregistrement automatique en dépense si l'option est activée ;
• Envoyé à SUPER PDP : la liste des factures en attente d'envoi automatique, des statuts Encaissée et des statuts Paiement transmis qui vont partir, avec numéro, date, client ou fournisseur et montant.

Cliquez sur Lancer la synchronisation pour confirmer.

E-reporting des ventes aux particuliers

Les ventes aux particuliers ne donnent pas lieu à une facture électronique : leurs montants et, pour les prestations de services, leurs encaissements doivent être déclarés à l'administration. Une fois l'option activée dans les réglages, Afifly calcule et transmet ces déclarations chaque nuit via SUPER PDP, jour par jour, par catégorie (biens ou prestations de services) et par taux de TVA. Les ventes aux clients professionnels (SIREN ou TVA renseigné) n'y figurent pas : elles sont déclarées par leur facture électronique.

L'onglet E-reporting affiche la date d'activation, la prochaine période déclarée, les données déjà déclarées sur les 30 derniers jours et les flux transmis à l'administration avec leur état.

Seul ce qui n'a pas encore été déclaré est envoyé. Si une vente est annulée ou modifiée après sa déclaration, la différence (éventuellement négative) est déclarée pour corriger la déclaration précédente.

Le bouton Déclarer maintenant permet de déclarer sans attendre la nuit. Une fenêtre récapitule d'abord ce qui va être envoyé : la période, le détail des ventes et des encaissements par jour et par taux, et les totaux. Rien n'est envoyé tant que vous n'avez pas cliqué sur Confirmer l'envoi.

Pensez à renseigner le régime de TVA du centre : il détermine le calendrier de déclaration.

Autofacturation des prestataires

L'autofacturation permet au centre d'émettre les factures de ses prestataires (moniteurs indépendants, vidéomen, pilotes…) à leur place, à partir des dépenses qui leur sont rattachées. La facture reste celle du prestataire : il en est le vendeur et le centre l'acheteur.

• Renseignez le SIREN du prestataire dans sa fiche adhérent.
• Dans l'onglet Autofacturation, qui liste tous les adhérents ayant un SIREN, déposez le mandat de facturation signé par le prestataire (PDF) avec le bouton Déposer. Le mandat est vérifié par le support SUPER PDP : il passe de En attente de vérification à Vérifié.
• Dans Comptabilité > Dépenses, l'action Émettre l'autofacture du prestataire crée la facture au nom du prestataire à partir de la dépense et la transmet via SUPER PDP. Elle apparaît ensuite dans Factures émises avec le badge Autofacture.

N'utilisez pas l'autofacturation pour un prestataire qui vous envoie déjà ses propres factures électroniques : la même prestation serait facturée deux fois.

Déconnecter le compte

Le bouton Déconnecter de l'onglet Compte SUPER PDP retire l'accès d'Afifly au compte SUPER PDP. Les factures électroniques, l'historique de l'e-reporting et les réglages du module sont alors supprimés d'Afifly ; la fenêtre de confirmation vous indique combien.

• Votre compte SUPER PDP et vos factures y restent disponibles.
• Les dépenses créées à partir des factures reçues sont conservées dans Afifly.
• En cas de reconnexion au même compte, les factures sont de nouveau récupérées et reliées aux factures et dépenses d'Afifly, sans doublon, et les jours déjà déclarés en e-reporting ne sont pas déclarés une seconde fois.