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Gestion des inscriptions

Vendredi 1 avril 2022 - 16:58

Nous allons voir dans cet article comment configurer les inscriptions afin de faciliter la gestion des organisateurs. En effet les inscriptions en ligne sont un gain précieux de temps pour l'organisateur et si le paiement en ligne est activé et obligatoire c'est la gestion financière qui est beaucoup plus simple pour le trésorier. 

Au même titre que l'activation, seul un administrateur du tournoi peut modifier les réglages des inscriptions au niveau du menu du tournoi Réglages -> Préférences

Réglages généraux et sportifs

Dans cet onglet Réglages -> Préférences -> Réglages sportifs on peut gérer les informations sportives liées aux inscriptions.

Le nombre maximum de tableaux

Il s'agit ici de définir le nombre maximum de tableaux ouvert à l'inscription pour un joueur lors de votre compétition.

Le nombre maximum pouvant être renseigné est 3.

Le nombre maximum de joueurs

Il s'agit ici de définir le nombre maximum de joueurs pouvant s'inscrire à votre tournoi sachant qu'il est indicatif au niveau de la fiche publique de votre compétition (avec un décompte permettant aux joueurs de voir le taux de remplissage).

Une fois ce nombre d'inscrits dépassé les inscriptions restent toujours ouvertes mais elles seront automatiquement mises dans le statut en attente.

Limitation des inscriptions

Il s'agit ici de limiter les inscriptions à certaines catégories de joueurs : 

  • Seul les joueurs licenciés pour la saison en cours peuvent s'inscrire à votre tournoi.
  • Seul les joueurs rattachés à votre ligue pourront s'inscrire.
  • Seul les joueurs rattachés au même comité départemental que le votre pourront s'inscrire.
  • Seul les joueurs de votre propre club pourront s'inscrire.

Ces limitations s'appliqueront aussi pour les inscriptions en ligne.

Réglages inscription en ligne

Pour un tournoi individuel, l'organisateur peut autoriser l'inscription en ligne des joueurs à sa compétition. 

L'inscription en ligne permet aux clubs d'inscrire leurs joueurs ou leurs équipes à partir de leur compte BadNet, aux joueurs de s'inscrire depuis la page du tournoi, leur compte joueur ou l'application mobile Ebad.

A chaque inscription, une notification vous est envoyée par email si vous les souhaitez (voir la partie adresse mail du tournoi).

Les différents réglages sont à faire dans l'onglet  Réglages -> Préférences -> Réglages inscription en ligne.

Ouverture / fermeture des inscriptions

Définissez ici la date d'ouverture et de clôture des inscriptions. Ceci à pour effet l'ajout du bouton inscription sur la fiche publique de votre tournoi ainsi que sur l'application Ebad.

Autorisation des inscriptions en ligne

C'est ici que vous allez pouvoir préciser si les inscriptions en ligne sont autorisées aux joueurs individuellement, aux clubs, comités et ligues. Vous pouvez également limiter les inscriptions en ligne uniquement aux joueurs licenciés pour la saison en cours.

Destinataire des notifications des inscriptions en ligne

Vous pouvez ici choisir les différents destinataires pour les notifications des inscriptions : le propriétaire du tournoi, le contact du club , le trésorier, gestionnaire du tournoi etc...

Adresse mail du tournoi

Ici vous allez pourvoir définir une adresse mail de contact ainsi qu'un numéro de téléphone pour votre tournoi qui se retrouveront sur la fiche publique de ce dernier. 

Nous avons ajouté une case à coché permettant de préciser si on veut que les mails liés aux notifications des inscriptions soient envoyés ou pas à l'adresse mail du tournoi ainsi qu'aux différents destinataires renseignés.

En effet les mails ont une emprunte carbone non négligeable, et nous avons constaté que 85% des mails d'inscriptions reçus ne sont jamais ouverts.
La consultation sur BadNet des inscriptions suffit en général à l'organisateur pour gérer ses inscriptions. Donc en cochant cette case plus aucun mail ne partiront suite à une inscription d'un joueur et ou d'un club ce qui est bon pour la planète :-)

Réglages paiement en ligne

C'est ici que vous pouvez rendre le paiement en ligne facultatif, obligatoire ou le désactiver. Pour finaliser son inscription en ligne à votre tournoi, un joueur (ou club) doit payer en ligne avec une carte bancaire. Les fonds récoltés sont placés sur un compte de cantonnement jusqu'à la fin du tournoi. A la fin du tournoi, les fonds récoltés sont reversés sur votre compte en banque. 

Toutes inscriptions réalisées avec un paiement en ligne sont automatiquement validées et enregistrées. Il n'est alors plus nécéssaire de les valider.

Réglages frais bancaires

C'est ici que l'on détermine qui va prendre en charge les frais bancaires liés au paiement en ligne.

Lorsqu'un paiement en ligne est réalisé, des frais supplémentaires à destination de notre prestataire bancaire s'appliquent. Ils varient en fonction de la personne qui les prend en charge.

Les frais bancaires peuvent donc être prise en charge soit par le joueur individuellement soit par le club organisateur :

  • Frais bancaires pris en charge par le joueur -> 3.9% du montant de l'inscription.
  • Frais bancaires pris en charge par le club organisateur -> 2.9% du montant des inscriptions.

Réglages banquier

Le banquier est la personne qui s'occupe de gérer les finances du tournoi. C'est lui qui pourra récupérer les sommes payées et effectuer des remboursements. 

Toute la gestion des finances s'effectue dans le menu Extras -> Finances . Pour pouvoir effectuer des reversements le banquier doit avoir renseigné les documents Kyc dans la boutique de son compte.

Réglages de la tarification des inscriptions

Dans l'onglet Réglages -> Préférences -> Frais d'inscriptions   vous pouvez renseigner les différentes tarifications pour votre tournoi.

Tarification

Il existe 2 types de tarification : 

  • Tarification par discipline.
  • Tarification au nombre de tableau.

Pour chacune de ces tarifications vous pouvez distinguer un prix pour les catégories jeunes. 

Attention pour que la tarification concernant les jeunes soit bien prise en compte il faut qu'au niveau de la déclaration de vos tableaux la catégorie maximale soit inférieure ou égale à Junior.

En ce qui concerne la tarification au nombre de tableau vous pouvez également distinguer une tarification spécifique pour les joueurs de votre club. (Attention laisser vide si vous souhaitez que les joueurs du club payent le même montant que tout le monde).

Les droits d'entrée

Les droits d'entrée sont appliqués à chaque joueur, indépendamment des tableaux auxquels il participe. Dans la majorité des cas ils sont à 0 et ils sont intégrés directement au montant de la tarification. Il est également possible d'avoir un montant de droit d'entrée différent pour les joueurs du club.

Tarification spécifique à 1 tableau

Pour chaque tableau il est possible de faire une tarification spéciale qui va surcharger les tarifications générales (du dessus). Pour cela il faut aller dans le menu Compétition -> Tableaux choisir son tableau et dans l'onglet Définition ajouter dans la partie frais d'inscription un montant. 

Dans le cas d'une tarification par tableau les frais d'inscription du tableau, s'ils sont non nul, remplacent le tarif général, et dans le cas d'une tarification au nombre de tableaux, ils sont rajoutés au tarif général. Dans ce cas là il faut bien penser à définir des droits d'entrée différent de 0 et ne pas les compter dans la tarification afin qu'ils soient comptabilisés qu'une seul fois par inscription.

Tri des inscriptions

Par défaut le tri des inscriptions se fait par rapport à la date d'envoi des inscriptions (mode standard). Cette information est visible au niveau de la fiche publique d'un tournoi. Vous pouvez modifier cette information dans l'onglet Réglages -> Préférences -> Informations générales

3 choix sont possibles : 

  • Standard (date d'envoi des inscriptions)
  • Paiement (date de réglement des inscriptions)
  • Elite (classement CPPH à la date d'arrêt des classements)

Gestion des inscriptions (validation refus etc...)

Pour consulter, valider, refuser et gérer les inscriptions il faut aller dans le menu Compétition -> Inscriptions .

Onglet joueurs

Dans cet onglet vous avez la liste de toutes les inscriptions qui ont été validées pour votre compétition. Un champ de recherche par nom permet de trouver un joueur rapidement.

En cliquant sur son nom vous accéder à la fiche du joueur avec tous les détails de son inscription. Idem concernant son instance.

Vous pouvez également ajouter un joueur manuellement via les boutons + Ajouter un joueur et + Ajouter un joueur non licencié FFBAD en fonction de votre besoin.

Si des erreurs sont détectées elles apparaitront au dessus du listing des joueurs.  Supprimer tous les messages concernant un joueur aura pour effet de renseigner la date de traitement de l'inscription. 

Onglet en attente

C'est ici que vous allez retrouvez tous les joueurs (regroupés par instance) qui sont en attente de validation de leurs inscriptions.

Un joueur peut être en attente de validation pour 3 raisons :

  • Il s'est inscrit mais n'a pas payé en ligne
  • Il s'est inscrit mais son partenaire n'est pas encore inscrit
  • Il est inscrit mais a modifié son inscription

 La validation des inscriptions reçues se fait à plusieurs niveaux :

  • Si vous cliquez sur le “v” vert à droite du club, vous validez tous les joueurs du club
  • Si vous cliquez sur le bonhomme vert à droite d'une personne, vous validez l'inscription du joueur
  • Si vous cliquez sur le bouton “Valider toutes les inscriptions” en bas, vous validez toutes les inscriptions reçues

Vous pouvez utiliser le “-” en bout de ligne d'un joueur pour ne pas traiter son inscription : ceci peut être intéressant pour ne pas écraser l'inscription d'un joueur suite à des modifications de l'organisateur. 

Onglet historique

Cet espace regroupe tous les mails correspondant aux inscriptions en ligne des joueurs ou des clubs depuis leur compte BadNet ou ebad.

Cela vous permet de désactiver l'envoi de mails à chaque inscription mais de continuer à consulter les mails comme s'ils avaient été envoyés.

 Onglet sanctions

C'est ici que vous pouvez vérifier la liste des joueurs inscrit à votre tournoi qui sont sanctionnés par la FFBad.  Cette liste est mise à jour à chaque consultation.

Onglet forfaits

On y retrouve la liste des joueurs qui sont forfaits pour votre compétition.

Onglet en recherche

Liste des joueurs qui se sont inscrit en recherche de partenaire sur un ou plusieurs tableaux.

Onglet commentaires

Vous retrouvez ici l'ensemble des commentaires ajoutés par les joueurs lors de leur inscription. On y retrouve également les commentaires fait par l'organisateur au niveau de la fiche d'un joueur ainsi que ceux mis en cas de forfait ou abandon rentrés le jour de la compétition (par le JA par exemple).

Onglet instances

La liste des instances vous permet de voir l'ensemble des clubs qui ont des joueurs inscrits à votre compétition. Vous pouvez inscrire une instance à la main ou cliquer sur une instance pour avoir ses informations détaillées.

Si vous cliquez sur une instance, vous allez pouvoir contacter le club, ajouter un paiement au club (si jamais il a payé les inscriptions de ses joueurs par exemple) et cliquer sur les joueurs de l'instance inscrits à votre tournoi pour avoir les détails de leur inscription.

Onglet officiels

Retrouvez ici la liste de tous vos officiels techniques pour votre compétition : 

  • arbitre
  • juge-arbitre
  • juge-arbitre adjoint
  • conseiller d'arbitrage
  • conseiller juge-arbitrage
  • évaluateur
  • juge de ligne
  • licencié (potentiel futur arbitre)

Il est possible d'ajouter un officiel en cliquant sur les boutons + Ajouter un officiel et + Ajouter un officiel étranger

En ajoutant les arbitres ici vous pourrez les retrouver dans les parties Compétition -> Déroulement ,  Extras -> Rotations arbitres et ainsi affecté des arbitres à des matchs.

Pour chaque arbitre un pdf listant l'ensemble de leurs matchs est disponible.

Onglet autres inscrits

C'est ici que vous allez pouvoir ajouter toutes autres personnes autre que joueurs ou officiels jouant un rôle dans votre compétition comme par exemple les coachs, les bénévoles, commentateur, presse etc ...

Cette partie est utilisée pour les compétitions qui utilisent un système d'accréditation avec la génération de badge.

Actions en masse sur les inscriptions

Sur la droite en haut on retrouve 3 boutons : 

  • +Ajouter raccourcie pour tous les ajouts que l'on peut faire au sein des inscriptions (joueur, instance officiel ...)
  • Action correspondant aux tâches impactant l'ensemble des inscriptions (détaillé ci-dessous)
  • Impressions et export (détaillés ci-dessous)

Mise à jour du CPPH

Cette action vous permet de mettre à jour à le classement des joueurs sur le tournoi. Vous pourrez ainsi choisir la date de mise à jour et tous vos joueurs auront les classements à la date saisie. 

Cette action est à faire une fois les inscriptions fermées et avant l'établissement des tableaux et du tirage au sort.

Mise à jour des clubs

Cette action vous permet de mettre à jour toutes les instances (clubs) des joueurs inscris à votre compétition en fonction des données Fédérales.

Attention : Les joueurs inscrits avec leur comité ou leur ligue seront inscrits avec leur club !

Contrôler les licences

Cette action permet de contrôler (au moment ou vous le faite) les licences de joueurs inscris et de s'assurer qu'ils sont tous licenciés.

Recalculer les frais d'inscription

Cette action vous permet de recalculer les frais d'inscription en fonction de 3 critères :

  • selon les inscriptions
  • selon les matchs (faire payer les forfaits)
  • selon les matchs (ne pas faire payer les forfaits)

Export des inscrits

Ceci vous permet d'exporter sous forme de fichier excel la liste des inscrits à votre tournoi.

Activité pdf des officiels

Export en format pdf de l'ensemble des fiches de chaque officiel de votre compétition.

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