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Gestion de l'envoi des convocations

Mercredi 13 juillet 2022 - 15:17

Présentation du module convocation

Une fois l'échéancier prêts, il faut réaliser l'envoi des convocations aux participants.

L'envoi des convocations se passe en plusieurs étapes :

  1. Configurer correctement les temps de convocations et le texte de convocation
  2. Tester l'envoi des convocations sur un club ou un joueur
  3. Envoyer les convocations aux clubs et aux joueurs

Accéder au module convocations

Pour accéder au module convocations, il faut se rendre dans Compétitions > Convocations.

Différents onglets permettent de configurer, tester et envoyer les convocations.

Configuration des convocations

La configuration des convocations permet de choisir si il faut convoquer les joueurs à l'heure de leur match ou à l'heure du premier match du tableau.

Les délais de convocations peuvent être configurés avec un délai classique de convocation (60 minutes) et un délai de convocation du premier tour de la journée.

En effet, il n'est pas forcément nécessaire de convoquer des joueurs à 7h si le tournoi commence à 8h et que le gymnase ouvre à 7h30. Donc dans ce cas, on peut saisir 30 minutes pour le délai de convocation du premier tour

Le lieu de convocation peut aussi être renseigné si les joueurs ne sont pas convoqués dans le gymnase dans lequel il joue. Par exemple, tous les joueurs peuvent être convoqués dans la même salle avant de rejoindre leur salle.

Enfin, il est possible de rédiger les différents textes de convocation.

Il y a 3 textes de convocations :

  • Pour les clubs : texte envoyé aux clubs
  • Pour les joueurs : texte envoyé aux joueurs
  • Pour le PDF : text affiché sur le PDF

Pour chaque texte, il y a des balises qui peuvent être renseignées et qui seront remplacées, lors de l'envoi, par les informations personnelles du club ou du joueur.

Voici les balises existantes pour un club :

  • [NOM] = Nom du club.
  • [SOLDE] = Solde du club.
  • [SOLDE_DETAIL] = Solde détaillé du club.
  • [CONVOCATIONS] = Convocations des joueurs du club inscrits (tableau + convocation).

Voici les balises existantes pour un joueur :

  • [NOM] = Nom du joueur.
  • [PRENOM] = Prénom du joueur.
  • [SOLDE] = Solde du joueur.
  • [TABLEAU_SIMPLE] = Inscription en simple (tableau + convocation).
  • [TABLEAU_DOUBLE] = Inscription en double (tableau + convocation).
  • [TABLEAU_MIXTE] = Inscription en mixte (tableau + convocation).
  • [PARTENAIRE_DOUBLE] = Nom et prénom du partenaire de double.
  • [PARTENAIRE_MIXTE] = Nom et prénom du partenaire de mixte.

Pour un PDF seul la balise [NOM] correspond au nom du club est disponible.

Tester l'envoi des convocations

Une fois l'ensemble des textes de convocation prêts, il est possible de simuler l'envoi des convocations pour un club ou un joueur sur sa propre adresse mail.

Il suffit de choisir le club ou le joueur en question et de remplir l'adresse mail d'envoi des convocations.

Une fois cliqué sur Tester, un mail de convocation sera envoyé avec les informations du joueur ou du club choisi.

Cela permet de tester le contenu du mail et sa mise en page avant l'envoi de masse.

tester l'envoi

Envoyer les convocations

Envoyer aux clubs

L'envoi des convocations aux clubs propose, pour chaque club, un champ contenant le mail du club issu de BadNet.

Il est possible de rajouter un mail à l'aide d'une virgule ou d'en modifier un s'il n'est plus valide.

Seul les clubs ayant des comptes BadNet avec une adresse mail valide ont une adresse mail de renseignée.

Il est possible de cocher Resp. jeune pour ajouter en destinataire des convocations les responsables jeunes des clubs.

La colonne Mail supplémentaire permet, à partir du module Mailing, de rajouter un mail sur un club qui sera disponible pour toutes les prochaines convocations envoyées à ce club pour toutes les compétitions organisées par le club.

Cliquer sur Envoyer pour envoyer les convocations aux clubs.

Envoyer aux joueurs

L'envoi des convocations aux joueurs fonctionne en choisissant les tableaux qu'il faut contacter.

Cela permet d'envoyer un mail uniquement aux joueurs des tableaux sélectionnés et d'éviter, par exemple, d'envoyer un mail à tous les joueurs alors que seul un tableau a été modifié.

Inverser les tableaux cochés permet en un clic de décocher tous les tableaux pour n'en sélectionner que 1 ou 2 sans avoir à cliquer sur toutes les checkbox.

Les joueurs ou les clubs ne reçoivent pas leur convocation

Il est possible que certains joueurs ou clubs ne recoivent pas les convocations par mail.

Cela est volontaire de leur part, via une configuration de leur compte BadNet.

C'est donc tout à fait normal, et si des joueur demandent à recevoir les convocations par mail, ils faut qu'ils modifient les réglages de leur compte pour activer la réception des convocations par mail.

Pour modifier le réglage, cliquer sur Mon compte > Réglages depuis le compte joueur ou club qui souhaite recevoir les convocations.

Ne contactez pas le support à ce sujet, notre réponse sera le texte ci-dessus :)

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