Avances sur compte

Afifly permet de générer  une facture pour chaque paiement encaissé. Le préfixe du numéro de facture est réglable dans Réglages > Centre > Dossier. A chaque facture, le numéro s'incrémente automatiquement. A chaque changement de saison, le numéro est ré-initialisé à 1.

La législation interdit l'édition de facture tant que la prestation n'est pas réalisée. Aussi, il n'est pas possible d'imprimer une facture pour justifier de la réception d'un pré-paiement pour un tandem, une PAC ou autre réservation. Pour pouvoir gérer ces cas, il faut utiliser les Avances sur compte.

L'avance sur compte permet d'enregistrer un pré-paiement pour un tandem, une Pac ou autre réservation sans générer de facture. L'avance sur compte sera utilisée ultérieurement pour payer et facturer la ou les prestations effectuées

• les avances sur compte se cumulent
• une avance sur compte peut être utilisée pour ou plusieurs prestations, dans la limite de sa valeur
• le paiement pour une prestation peut utiliser une ou plusieurs avances sur compte dans la limite de leur valeurs respectives.

Création

Pour créer une avance sur compte, aller dans la fiche l'adhérent et utiliser le lien Ajouter une avance sur compte du menu Action  situé en haut à droite de la page. Saisir les informations et enregistrer.

Une avance sur compte est modifiable tant qu'elle n'est pas utilisée. Si elle est utilisée son montant n'est plus modifiable. Les avances sur compte sont affichées en bleu dans le relevé de compte de l'adhérent.

Si l'avance sur compte est utilisée pour le paiement d'une ou plusieurs factures, celles ci sont indiquée en dessous ainsi que le montant utilisé. Dans ce cas il n'est plus possible de supprimer l'avance sur compte. S'il reste un montant non utilisé, celui-ci peut être remboursé.

Utilisation

Prenons par exemple une réservation pour un saut tandem. Supposons que le prix du saut tandem se décompose comme suit :

• Place avion ( ou acheminement ) 80 euros
• Prestation tandem 259 euros

Total 300 euros

Une personne réserve un tandem et envoie un chèque de 50 euros.

1. Créer une avance sur compte de 50 euros (voir ci dessus)
2. Ajouter la prestation tandem en utilisant le lien Ajouter une commande  du menu Action situé en haut à droite de la page. Dans la fenêtre choisir dans la liste déroulante l'article à ajouter. Enregistrer.

   Une fois ajoutée, l'article s'affiche dans la liste des Commande en cours du relevé de compte.
    

   

3. La personne a effectué son tandem. Elle vient payer et décide d'acheter deux goodies en souvenir.  Ajouter les goodies en en utilisant le lien Ajouter une commande du menu Action situé en haut à droite de la page. Les goodies s'ajoute à la liste des commande. La place avion s'ajoute automatiquement à la commande en cours quand la rotation correspondante est validée depuis l'avionnage.
4. La commande finale s'élève à 379 euros. Pour enregistrer le paiement final, cliquer sur le lien  Payer  à droite du titre de la commande en cours. La fenêtre affiche le montant total de la commande et le reste à payer, déduction faite de l'avance sur compte de 50 euros précédemment payée.

   Choisissez le moyen de paiement et enregistrer.

• Si la personne ne paye pas sur place, utiliser le lien Facturer, à gauche de Payer pour générer une facture sans enregistrer le paiement.  Le paiement sera enregistré plus tard, à sa réception
• Si la personne paye avant de sauter, enregistrer son paiement comme une deuxième avance sur compte. Après le saut, cliquer sur le lien Payer. Les deux avances sur compte seront utilisées pour le paiement.