Comment réaliser une visioconférence réussie ?

Lundi 30 septembre 2024 - 17:07

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Que ce soit pour une présentation client ou une réunion d'entreprise, la visioconférence est devenue indispensable dans les entreprises.

Pour palier au manque de contact physique, la visioconférence doit être bien préparée pour atteindre tous ses objectifs. 

Nous allons, dans cet article, vous présenter toutes nos recommandations pour une visioconférence réussie.

1) Choisir le bon outil

Il existe de nombreux outils pour animer une visioconférence et vous vous demandez lequel choisir ?

Le choix peut se faire en fonction de différents critères tels que le budget, les outils utilisés par vos clients ou par vos partenaires...

Parmi tous ces outils, nous vous en proposons 5 : 

  1. Zoom : Leader sur le marché, cet outil est largement utilisé par les entreprises. Une version gratuite est disponible pour des réunions pouvant accueillir jusqu'à 100 participants, d'une durée de 40 minutes maximum. Si cette formule n'est pas suffisante, des formules payantes existent à partir de 139,90 € /an/licence. Pour en savoir plus, c'est par ici.
  2. Teams : Produit Microsoft, Teams est lui un outil très utilisé dans les entreprises. Il existe des packs payants comprenant l'ensemble des produits Microsoft tels que Word, PowerPoint, Excel... Sinon une formule gratuite est également disponible pouvant accueillir, comme pour Zoom, jusqu'à 100 participants pour des réunions d'une heure maximum. Retrouvez les tarifs ici.
  3. Go To Meeting : Spécialisé pour les réunions professionnelles, cet outil est moins connu que les 2 précédents mais il rempli tout à fait son rôle. Clair et facile d'utilisation, vous n'en serez que ravis. Il n'existe pas de formule gratuite (version d'essai sur 15 jours néanmoins) et les formules payantes commencent à 10€/mois
  4. Whereby : Très facile d'utilisation, cet outil vous permet d'organiser des réunions en toute simplicité. Une formule gratuite est disponible et sa formule Premium est à 85€/an. En termes de tarifs, cet outil est le moins cher.

2) Préparer la réunion

Il est primordial d'anticiper et de prévenir vos interlocuteurs le plus tôt possible pour qu'il puisse s'organiser. Pour cela, vous devez : 

  1. Envoyez un mail aux personnes qui devront assister à la réunion comprenant, a minima, la date et l'heure de la visioconference et le lien pour se connecter à la visio.
  2. Envoyez un rappel quelques jours avant avec le lien de la visio, ça évitera les retards, si les participants ont perdu le premier mail et rappelez les objectifs de cette réunion pour que tout le monde soit prêt le jour J.
  3. Préparez vos sujets et les points que vous ne souhaitez pas oublier.
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3) Soyez prêt le jour J

Le jour J est arrivé et votre visioconférence approche.
Nous vous conseillons de prévoir une quinzaine de minutes pour vous préparer et vous connectez à l'outil. 

  1. Assurez-vous que votre caméra fonctionne et que l'angle de vue est convenable (que vous n'êtes pas à contrejour, devant une porte...). Si vous êtes chez vous ou que vous risquez d'être dérangé par des personnes en arrière plan, nous vous conseillons d'insérer un fond-d'écran. Voici la démarche à suivre pour Zoom par exemple.  Cela ne sera que plus professionnel.
  2. Vérifiez votre son. Si vous avez des écouteurs,  vous optimiserez la qualité sonore. Optez pour des écouteurs discrets ou un casque intra-auriculaire (type AirPod) plutôt qu'un gros casque de gamer. Votre crédibilité ne sera que mieux.
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Nous espérons que cet article vous a plu et qu'il vous servira pour mener à bien vos visioconférences.

Bonne fin de semaine à tous et bonnes fêtes de fin d'année ! 🎄